Datenschutz für Arbeitnehmer | Protiviti Germany

Datenschutzerklärung für Arbeitnehmer und Bewerber

Als modernes und dienstleistungsorientiertes Unternehmen ist uns, der Protiviti GmbH (im Folgenden auch „Protiviti“ oder „wir/uns“) der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ein zentrales Anliegen.

Aus diesem Grund wollen wir sicherstellen, dass alle Mitarbeiter und Bewerber, über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten informiert sind und sich darauf verlassen können, dass ihre Privatsphäre und ihre Rechte stets respektiert werden. Sie dient dazu, transparent über die Datenverarbeitung in unserem Unternehmen zu informieren sowie die gesetzlichen Anforderungen zum Datenschutz zu erfüllen.

Diese Datenschutzerklärung richtet sich ausschließlich an Bewerber und Mitarbeiter. Unsere allgemeine Datenschutzerklärung können Sie hier einsehen.

Unsere englischsprachige Datenschutzerklärung finden Sie hier.

Zu Zwecken der einfacheren Lesbarkeit verwenden wir in dieser Datenschutzerklärung gegebenenfalls die männliche Form für personenbezogene Bezeichnungen. Selbstverständlich sind jedoch alle Geschlechter gleichermaßen eingeschlossen und gemeint.

I. Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragte

Verantwortlicher
Protiviti GmbH
Mainzer Landstraße 50
60325 Frankfurt am Main
[email protected]

Datenschutzbeauftragte
Rechtsanwältin Olga Stepanova
C/O bytelaw Koch Stepanova Veeck
Partnerschaft v. Rechtsanwälten mbB
Bockenheimer Landstraße 51-53
60325 Frankfurt am Main
[email protected]

II. Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten

Arbeitnehmer
a. Personalverwaltung
Wir verwalten die für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses notwendigen personenbezogenen Daten in einer digitalen Personalakte. Auf diese Personalakte hat nur ein beschränkter Personenkreis Zugriff und wird diese Informationen nur im rechtlich zulässigen Rahmen an andere Abteilungen, wie z.B. die Buchhaltung weitergeben, wenn sie dort zwingend benötigt werden.
Verarbeitete Datenkategorien: Stammdaten (Vorname, Nachname, etwaige frühere Namen, Geburtsdatum, Geschlecht); private und betriebliche Kontaktdaten (E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Postadresse); Lebenslaufdaten (Ausbildung und sonstige Qualifikationen, beruflicher Werdegang); Gehalts- und Vergütungsdaten (Gehalt, Boni, Sonderzahlungen, sonstige individuelle Vergütungen und Auslagen); Bankverbindungsdaten (Kontoinhaber, IBAN, BIC, Bankname); Arbeitserlaubnis (nur wenn notwendig bzw. gesetzlich vorgeschrieben); Steuer- und Sozialversicherungsdaten (Sozialversicherungsnummer, Steuer-ID, Kirchensteuermerkmale); Karrieredaten (Bewertungen, Beförderungen) Arbeitszeitdaten (Vereinbarte und erbrachte Arbeitszeit, Abwesenheiten und Grund); Teilnahme an Pflichtschulungen; Arbeitsrechtliche Unterlagen (Verwarnungen, Abmahnungen, Kündigungen) Notfallkontaktdaten (Name und Kontaktdaten des Notfallkontakts); Fotos und Videos (rein freiwillig und nur nach erfolgter Einwilligung), Vertragsdaten (ihr Arbeitsvertrag und ggf. bestehende Zusatzvereinbarung), Daten über relevante Vorstrafen
Zweck der Verarbeitung: Verwaltung und Organisation von Personalangelegenheiten
Quelle der Daten: Wir erheben diese Daten direkt bei Ihnen.
Verpflichtung zur Bereitstellung der Daten: Die Bereitstellung der oben aufgeführten personenbezogenen Daten, sofern nicht als freiwillig gekennzeichnet sind für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses und zur Einhaltung gesetzlicher Vorgaben für den Arbeitgeber zwingend erforderlich.
Rechtsgrundlage: Wir verarbeiten diese Daten zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses nach Art. 6 Abs. 1 lit b. DSGVO und zur Erfüllung unserer gesetzlichen Verpflichtungen nach Art. 6 Abs. 1 lit c. DSGVO in Verbindung mit sozialgesetzlichen und steuerrechtlichen Bestimmungen. Ihre Einwilligung erheben wir hinsichtlich der Aufnahme von Fotos und Videos sowie Erstellung eines Notfallkontakts nach Art. 6 Abs. 1 lit a. DSGVO.
Speicherdauer: Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten von Ihnen über den Zeitraum des Beschäftigungsverhältnisses und in beschränktem Maße darüber hinaus zum Zwecke der Erfüllung uns betreffender Aufbewahrungspflichten. Die auf Grundlage einer Einwilligung verarbeiteten personenbezogenen Daten verarbeiten wir nur bis zu Ihrem Widerruf der Einwilligung oder der Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses, je nachdem, was zuerst eintritt. Ihre Bank- und Sozialversicherungsdaten werden einmalig erhoben und anschließend aus der Personalakte entfernt.
Empfängerkategorie: Softwareanbieter, Cloudspeicheranbieter
Sitz der Empfänger: EU und Nicht-EU
Garantien für Übermittlung an Drittländer: Standardvertragsklauseln (SCC) der EU
Widerruf der Einwilligung: Sofern wir die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf Ihre Einwilligung stützen, können Sie diese jederzeit nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO widerrufen. Hierzu wenden Sie sich bitte an: [email protected]. Die Rechtmäßigkeit, der bis dahin aufgrund Ihrer Einwilligung erfolgten Verarbeitung wird durch den Widerruf nicht berührt.
b. Gehaltsabrechnungs- und Vergütungsmanagement
Für Ihre Tätigkeit erhalten Sie neben Ihrem Gehalt ggf. weitere Vergütungen, wie Boni und Sonderzahlungen. Des Weiteren erstatten wir Ihnen etwaig angefallene Auslagen, sofern es sich um im Einzelfall oder nach unseren Richtlinien erstattungsfähige Auslagen handelt. Um die Berechnungen und Auszahlungen vorzunehmen, ist die Verarbeitung personenbezogener Daten zwingend erforderlich.
Verarbeitete Datenkategorien: Gehalts- und Vergütungsdaten (Gehalt, Boni, Sonderzahlungen, sonstige individuelle Vergütungen und Auslagen); Bankverbindungsdaten (Kontoinhaber, IBAN, BIC, Bankname); Arbeitserlaubnis (sofern notwendig); Steuer- und Sozialversicherungsdaten (Sozialversicherungsnummer, Steuer-ID, Kirchensteuermerkmale); Arbeitszeitdaten (Vereinbarte und erbrachte Arbeitszeit, ggf. relevante längere Arbeitszeiten, die Einfluss auf die Vergütung haben)
Zweck der Verarbeitung: Berechnung und Auszahlung des Gehalts, sowie übriger Vergütungen
Quelle der Daten: Wir erheben diese Daten direkt bei Ihnen.
Verpflichtung zur Bereitstellung der Daten: Die Bereitstellung der oben aufgeführten personenbezogenen Daten ist für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses und zur Einhaltung gesetzlicher Vorgaben für den Arbeitgeber zwingend erforderlich.
Rechtsgrundlage: Wir verarbeiten diese Daten zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses nach Artikel 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und zur Erfüllung unserer gesetzlichen Verpflichtungen nach Artikel 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit sozialgesetzlichen sowie steuerrechtlichen Bestimmungen.
Speicherdauer: Wir speichern diese personenbezogenen Daten von Ihnen über den Zeitraum des Beschäftigungsverhältnisses. Sofern das Beschäftigungsverhältnis endet, beschränken wir deren Verarbeitung auf den Zweck der Erfüllung uns betreffender Aufbewahrungspflichten nach § 41 Einkommenssteuergesetz für Lohn-/Gehaltsabrechnungen (6 Jahre) sowie nach § 147 Abgabenordnung für Sozialversicherungsrechtliche Dokumente (10 Jahre)
Empfängerkategorie: Softwareanbieter, Cloudspeicheranbieter, Zahlungsdienstleister, Behörden, Wirtschaftsprüfer
Sitz der Empfänger: EU und Nicht-EU
Garantien für Übermittlung an Drittländer: Standardvertragsklauseln (SCC) der EU
c. Arbeitszeiterfassung und -management
Unabhängig unserer Richtlinien zur Ermöglichung von flexiblen Arbeitszeiten und ggf. arbeitsvertraglichen Regelungen, sind wir gesetzlich dazu verpflichtet, die Arbeitszeiten unserer Mitarbeiter zu erfassen. Zur Durchführung dieser ist eine Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten unerlässlich.
Verarbeitete Datenkategorien: Stammdaten (Vorname, Nachname); betriebliche Kontaktdaten (E-Mail-Adresse); Arbeitszeitdaten (Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit, Pausenzeiten, ggf. relevante längere Abwesenheiten, die Einfluss auf die Vergütung haben, Zweck, wofür die Arbeitszeit aufgewandt wurde)
Zweck der Verarbeitung: Bereitstellung der Zeiterfassung und Durchführung dieser
Quelle der Daten: Wir erheben diese Daten direkt bei Ihnen
Verpflichtung zur Bereitstellung der Daten: Die Bereitstellung der oben aufgeführten personenbezogenen Daten ist für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses und zur Einhaltung gesetzlicher Vorgaben für den Arbeitgeber zwingend erforderlich.
Rechtsgrundlage: Wir verarbeiten diese Daten aufgrund unserer rechtlichen Verpflichtung nach Art. 6 Abs. 1 lit c. DSGVO i.V.m. § 3 Abs. 2 ArbSchG.
Speicherdauer: Wir speichern diese Daten für den Zeitraum der Erfassung und Kontrolle und darüber hinaus für weitere 2 Jahre.
Empfängerkategorie: Softwareanbieter, Cloudspeicheranbieter
Sitz der Empfänger: EU und Nicht-EU
Garantien für Übermittlung an Drittländer: Standardvertragsklauseln (SCC) der EU
d. Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement
Abwesenheiten, sei es geplant oder ungeplant können vorkommen und wir respektieren dies. Zur Aufrechterhaltung unseres Geschäftsbetriebs, der Kapazitätsplanung und der Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften müssen diese Abwesenheiten entsprechend unseren internen Richtlinien gemeldet und verarbeitet werden.
Verarbeitete Datenkategorien: Stammdaten (Vorname, Nachname); Abwesenheitsdaten (Abwesenheit, Art, Dauer)
Zweck der Verarbeitung: Aufrechterhaltung unseres Geschäftsbetriebs, Kapazitätsplanungen und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.
Quelle der Daten: Wir erheben diese Daten direkt bei Ihnen
Verpflichtung zur Bereitstellung der Daten: Die Bereitstellung der oben aufgeführten personenbezogenen Daten ist für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses und zur Einhaltung gesetzlicher Vorgaben für den Arbeitgeber zwingend erforderlich.
Rechtsgrundlage: Wir verarbeiten diese Daten zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses nach Art. 6 Abs. 1 lit b. DSGVO, zur Erfüllung unserer gesetzlichen Verpflichtungen nach Art. 6 Abs. 1 lit c. DSGVO i.V.m. § 7 BurlG und aufgrund unseres berechtigten Interesses nach Art. 6 Abs. 1 lit f. DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Aufrechterhaltung unseres Geschäftsbetriebs sowie der Kapazitätsplanung.
Speicherdauer: Wir speichern diese personenbezogenen Daten von Ihnen über den Zeitraum des Beschäftigungsverhältnisses. Sofern das Beschäftigungsverhältnis endet, beschränken wir deren Verarbeitung auf den Zweck der Erfüllung uns betreffender Aufbewahrungspflichten, z.B. aus § 16 Abs. 2 ArbZG.
Empfängerkategorie: Softwareanbieter, Cloudspeicheranbieter Sitz der Empfänger: EU und Nicht-EU
Garantien für Übermittlung an Drittländer: Standardvertragsklauseln (SCC) der EU
e. Workation-Management
Die Work-Life Balance unserer Mitarbeiter ist uns ein wichtiges Anliegen. Neben unseren internen flexiblen Arbeitszeitregelungen ermöglichen wir unseren Mitarbeitern ebenfalls die Arbeit aus anderen Ländern („Workation). Im Rahmen der Beantragung dieser ist die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten essenziell.
Verarbeite Datenkategorien: Stammdaten (Vorname, Nachname, Geburtsdatum, Geburtsort); Staatsangehörigkeitsdaten; Geschlecht; Kontaktdaten (Wohnadresse); Geographische Daten (Land der Lohnabrechnung, Land der Sozialversicherung); Krankenversicherungsdaten (Name und Typ der Krankenversicherung); berufliche Daten (Berufsbezeichnung, Abteilung, Eintrittsdatum, Mitarbeitenden-ID, Name des Vorgesetzten); Workation-Daten (Dauer und Ort des Aufenthalts, Anzahl der bisher genommenen und zustehenden Workation-Tage); Steuerdaten (Steuerpflicht im Reiseland, Bestehen eines Bankkontos im Reiseland)
Zweck der Verarbeitung: Erfüllung gesetzlicher Pflichten im Zusammenhang mit Ihrer Workation.
Quelle der Daten: Wir erheben diese Daten direkt bei Ihnen.
Verpflichtung zur Bereitstellung der Daten: Es besteht weder eine gesetzliche noch eine vertragliche Pflicht zur Bereitstellung der Daten. Bei fehlender Bereitstellung ist es uns aber nicht möglich, Ihre Workation zu genehmigen.
Rechtsgrundlage: Wir verarbeiten diese Daten zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses nach Art. 6 Abs. 1 lit b. DSGVO und zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten aus dem Sozialversicherungsrecht gem. Art. 6 Abs. 1 lit c. DSGVO.
Speicherdauer: Wir speichern diese personenbezogenen Daten von Ihnen über den Zeitraum des Beschäftigungsverhältnisses. Sofern das Beschäftigungsverhältnis endet, beschränken wir deren Verarbeitung auf den Zweck der Erfüllung uns betreffender Aufbewahrungspflichten.
Empfängerkategorie: Softwareanbieter, Cloudspeicheranbieter
Sitz der Empfänger: EU und Nicht-EU
Garantien für Übermittlung an Drittländer: Standardvertragsklauseln (SCC) der EU
f. Dienstreisenverwaltung
Im Rahmen Ihrer Tätigkeit für uns kann es vorkommen, dass sie dienstlich unterwegs sein müssen. Die Verarbeitung Ihrer Daten ist in diesem Zusammenhang notwendig, um Ihre Dienstreise zu organisieren.
Verarbeitete Datenkategorien: Stammdaten (Vorname, Nachname); betriebliche Kontaktdaten (E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Postadresse); Vergütungsdaten (Auslagen); Bankverbindungsdaten (Kontoinhaber, IBAN, BIC, Bankname); Ausweisdaten (Details Ihres Personalausweises oder Reisepasses, falls für Buchungen und Bescheinigungen notwendig); Visumsdaten (Notwendigkeit und Bestehen eines Visums); Reisedaten (Zeitraum, Ort, Unterbringung, Transport); Notfallkontaktdaten (Kontaktdaten einer Person die im Notfall kontaktiert werden soll)
Zweck der Verarbeitung: Buchung, Administration und Durchführung der Dienstreise, Einholung rechtlich notwendiger Dokumente und Überprüfung und Erstattung angefallener Auslagen.
Quelle der Daten: Wir erheben diese Daten direkt bei Ihnen.
Verpflichtung zur Bereitstellung der Daten: Die Bereitstellung der oben aufgeführten personenbezogenen Daten ist für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses für den Arbeitgeber zwingend erforderlich.
Rechtsgrundlage: Wir verarbeiten diese Daten zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses nach Art. 6 Abs. 1 lit b. DSGVO.
Speicherdauer: Wir speichern diese personenbezogenen Daten von Ihnen über den Zeitraum des Beschäftigungsverhältnisses. Sofern das Beschäftigungsverhältnis endet, beschränken wir deren Verarbeitung auf den Zweck der Erfüllung uns betreffender Aufbewahrungspflichten.
Empfängerkategorie: Softwareanbieter, Cloudspeicheranbieter
Sitz der Empfänger: EU und Nicht-EU
Garantien für Übermittlung an Drittländer: Standardvertragsklauseln (SCC) der EU
g. Pflichtschulungen
Wir sind gesetzlich dazu verpflichtet unsere Mitarbeiter regelmäßig zu Themen wie Arbeits- und Gesundheitsschutz, Datenschutz oder Brandschutz zu schulen. Die Teilnahme an diesen Schulungen ist verpflichtend und wir dokumentieren die Teilnahme.
Verarbeitete Datenkategorien: Stammdaten (Vorname, Nachname, Personalnummer); betriebliche Kontaktdaten (E-Mail-Adresse); Teilnahmedaten (Zeitpunkt der Teilnahme, erfolgreicher oder nicht erfolgreicher Abschluss der Teilnahme)
Zweck der Verarbeitung: Bereitstellung, Durchführung und Kontrolle der Teilnahme an den Pflichtschulungen
Quelle der Daten: Wir erheben diese Daten direkt bei Ihnen.
Verpflichtung zur Bereitstellung der Daten: Die Bereitstellung der oben aufgeführten personenbezogenen Daten ist notwendig, damit wir unsere gesetzlichen Verpflichtungen erfüllen können.
Rechtsgrundlage: Wir verarbeiten diese Daten aufgrund unserer gesetzlichen Verpflichtung nach Art. 6 Abs. 1 lit c. DSGVO i.V.m. § 12 ArbSchG sowie Art. 32 DGVO.
Speicherdauer: Wir speichern diese Daten für die Dauer der Teilnahme, sowie darüber hinaus über den Zeitraum, der sich aus den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen des Arbeitsschutzes ergibt.
Empfängerkategorie: Softwareanbieter, Cloudspeicheranbieter
Sitz der Empfänger: EU und Nicht-EU
Garantien für Übermittlung an Drittländer: Standardvertragsklauseln (SCC) der EU
h. Mitarbeiterentwicklung und Karriereplanung
Die Entwicklung und Karriere unserer Mitarbeiter sind uns ein wichtiges Anliegen. Daher führen wir mit Ihnen gemeinsam regelmäßig Leistungsbeurteilungen durch, befragen Sie nach Ihren Entwicklungswünschen, bieten Ihnen Weiterbildungen auf unsere Kosten und begleiten Sie auf Ihrem Karriereweg.
Verarbeitete Datenkategorien: Stammdaten (Vorname, Nachname); betriebliche Kontaktdaten (E-Mail-Adresse); Karrieredaten (Aktuelle Position, Leistungsbeurteilungen, Wünsche und Ziele, Teilnahme an Weiterbildungen und entsprechende Zertifikate)
Zweck der Verarbeitung: Leistungsbeurteilung und -management, Karriereentwicklung unserer Mitarbeiter
Quelle der Daten: Wir erheben diese Daten direkt bei Ihnen. Ihre Leistungsbeurteilung erhalten wir ggf. von Dritten (Kollegen, Vorgesetze, Engagement Manager)
Verpflichtung zur Bereitstellung der Daten: Es besteht weder eine gesetzliche noch eine vertragliche Verpflichtung zur Bereitstellung dieser Daten. Eine nur teilweise oder nicht Bereitstellung dieser Daten kann jedoch dazu führen, dass wir Sie bei Ihrer Karriere nicht oder weniger gut unterstützen können.
Rechtsgrundlage: Wir verarbeiten diese Daten aus unserem berechtigten Interesse an der Entwicklung unserer Mitarbeiter nach Art. 6 Abs. 1 lit f. DSGVO
Speicherdauer: Wir speichern diese personenbezogenen Daten von Ihnen über den Zeitraum des Beschäftigungsverhältnisses. Sofern das Beschäftigungsverhältnis endet, beschränken wir deren Verarbeitung auf den Zweck der Erfüllung uns betreffender Aufbewahrungspflichten.
Empfängerkategorie: Softwareanbieter, Cloudspeicheranbieter
Sitz der Empfänger: EU und Nicht-EU
Garantien für Übermittlung an Drittländer: Standardvertragsklauseln (SCC) der EU
i. Jubiläen und Beförderungen
Als Unternehmen ist es uns wichtig, die Leistungen und Erfolge unserer Mitarbeiter angemessen zu würdigen und zu feiern. Daher möchten wir gemeinsam die besonderen Meilensteine und Beförderungen innerhalb unseres Teams bekanntgeben und damit unsere Wertschätzung für die harte Arbeit und das Engagement der Mitarbeiter zum Ausdruck bringen.
Verarbeitete Datenkategorien: Stammdaten (Vorname, Nachname); berufliche Daten (Position in unserem Unternehmen); berufliches Foto (sofern von Ihnen freiwillig zur Verfügung gestellt); Karrieredaten (Jubiläen, Beförderungen); Prämiendaten (Informationen über die gewählte oder gewährte Prämie für das Jubiläum oder die Beförderung, sofern eine solche gemäß der Unternehmensrichtlinien vorgesehen ist)
Zweck der Verarbeitung: Mitarbeiterbindung
Quelle der Daten: Wir erheben diese Daten direkt bei Ihnen.
Verpflichtung zur Bereitstellung der Daten: Es besteht weder eine gesetzliche noch eine vertragliche Pflicht zur Bereitstellung dieser Daten.
Rechtsgrundlage: Die Verarbeitung erfolgt aufgrund unseres berechtigten Interesses nach Art. 6 Abs. 1 lit f. DSGVO. Unser berechtigtes Interesse an der Verarbeitung ist die Anerkennung und Wertschätzung Ihrer Leistung, die dadurch gegebene Mitarbeiterbindung und die Transparenz gegenüber allen Beschäftigten.
Speicherdauer: Die Speicherung zum Zwecke der Kommunikation von Jubiläen und Beförderungen erfolgt nur vorübergehend bis zur Beendigung der Kommunikation.
Empfängerkategorie: Softwareanbieter, Cloudspeicheranbieter
Sitz der Empfänger: EU und Nicht-EU
Garantien für Übermittlung an Drittländer: Standardvertragsklauseln (SCC) der EU
j. Gesundheitsvorsorge und betriebliches Gesundheitsmanagement
Zur Aufrechterhaltung und der Verbesserung des Wohlbefindens und der Gesundheit unserer Mitarbeiter haben wir ein betriebliches Gesundheitsmanagement eingeführt. Dieses besteht neben angebotenen kostenlosen Seminaren, Schulungen und Live-Dialogen mit Experten auch aus der Bereitstellung des Kontaktes zu unserem Betriebsarzt, der zu Verfügungstellung einer Bildschirmarbeitsplatzbrille, höhenverstellbarer Schreibtische in den Büros oder anderer medizinisch sinnvoller oder notwendiger Arbeitsplatzausstattung und dem „Employee Assistance Program“ in dem Sie vertraulich und kostenlos mit Experten zu einer Vielzahl von Themen sprechen können. Wir bedienen uns bei dem betrieblichen Gesundheitsmanagement externer Anbieter, um Ihnen eine vertrauliche Kommunikation zu ermöglichen. Eine Kenntnis von Ihrer Inanspruchnahme erfolgt ausschließlich zu Zwecken der Rechnungsprüfung (nur bei Bildschirmarbeitsplatzbrille). Bei eigens durchgeführten Schulungen und der Bereitstellung von Arbeitsplatzausstattung ist jedoch eine Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten notwendig, um Ihnen dies zur Verfügung stellen zu können.
Verarbeitete Datenkategorien: Stammdaten (Vorname, Nachname); betriebliche Kontaktdaten (E-Mail-Adresse, Telefonnummer, zugeordnetes Büro); Gesundheitsdaten (Bedarf für Bildschirmarbeitsplatzbrillen oder andere Arbeitsplatzausstattung – ausschließlich die Notwendigkeit, keine Testergebnisse oder andere Details), Rechnungsdaten
Zweck der Verarbeitung: Bereitstellung des betrieblichen Gesundheitsmanagements und zur Aufrechterhaltung und Verbesserung des Wohlbefindens und der Gesundheit unserer Mitarbeiter
Quelle der Daten: Wir erheben diese Daten direkt bei Ihnen. Die Inanspruchnahme einer Bildschirmarbeitsplatzbrille erheben wir beim Anbieter und/oder Aussteller der Rechnung.
Verpflichtung zur Bereitstellung der Daten: Es besteht weder eine gesetzliche noch eine vertragliche Pflicht zur Bereitstellung dieser Daten. Bitte beachten Sie jedoch, dass bei nur teilweise oder Nicht Bereitstellung Ihrer Daten ggf. nicht alle Angebote des betrieblichen Gesundheitsmanagements von Ihnen genutzt werden könne.
Rechtsgrundlage: Die Verarbeitung erfolgt zur Vertragsdurchführung nach Art. 6 Abs. 1 lit b. DSGVO und hinsichtlich der Bildschirmarbeitsplatzbrille sowie anderer gesundheitlich notwendiger Arbeitsplatzausstattungen nach Art. 9 Abs. 2 lit b. DSGVO i.V.m. § 3 ArbSchG. Ihre Rechnungsdaten verarbeiten wir aufgrund unseres berechtigten Interesses nach Art. 6 Abs. 1 lit f. DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist die Rechnungsprüfung.
Speicherdauer: Die Speicherung der Daten erfolgt für die Dauer der Inanspruchnahme des jeweiligen Angebots, bei welchem wir personenbezogene Daten über Sie verarbeiten. und beschränken die Datenverarbeitung nach Beendigung des Programms auf den Zweck der Erfüllung von Aufbewahrungspflichten. Die Rechnung für Ihre Bildschirmarbeitsplatzbrille wird nach interner Prüfung bzw. Freigabe gelöscht.
Empfängerkategorie: Softwareanbieter, Cloudspeicheranbieter
Sitz der Empfänger: EU und Nicht-EU
Garantien für Übermittlung an Drittländer: Standardvertragsklauseln (SCC) der EU
k. Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM)
Entsprechend § 167 des neunten Buches des Sozialgesetzbuches (SGB IX) sind wir als Arbeitgeber zur Einrichtung eines betrieblichen Eingliederungsmanagements (BEM) verpflichtet. Die Teilnahme an diesem Programm ist für Mitarbeiter freiwillig und erfolgt nur nach vorheriger Zustimmung des Betroffenen. Werden besondere personenbezogene Daten im Laufe des Programms als hilfreich erachtet und sollen diese verarbeitet werden, erfolgt dies erst nach ausdrücklicher Einwilligung des Betroffenen. Die BEM-Verantwortlichen haben sich mittels schriftlicher Erklärung zur Verschwiegenheit verpflichtet. Sollten Sie Anspruch auf die Teilnahme am BEM haben, werden wir Sie vor Beginn erneut und im Detail informieren.
Verarbeitete Datenkategorien: Stammdaten (Vorname, Nachname); betriebliche Kontaktdaten (E-Mail-Adresse, Telefonnummer, zugeordnetes Büro); ggf. Gesundheitsdaten (Diagnosen, ärztliche Stellungnahmen und Empfehlungen, Befunde, Gesprächsprotokolle, Therapieempfehlungen und Therapieberichte, persönliche Einschätzungen durch beteiligte Personen)
Zweck der Verarbeitung: Bereitstellung und Durchführung des betrieblichen Eingliederungsmanagements.
Quelle der Daten: Wir erheben diese Daten direkt bei Ihnen, sowie bei erteilter Einwilligung, wenn von Ihnen gewünscht und nach erfolgter Schweigepflichtentbindung, bei den sonstigen speziell bei Ihnen am BEM beteiligten Personen.
Verpflichtung zur Bereitstellung der Daten: Es besteht weder eine gesetzliche noch eine vertragliche Verpflichtung zur Bereitstellung dieser Daten. Die nur teilweise oder Nichtbereitstellung kann jedoch negativen Einfluss auf das Ergebnis des Eingliederungsmanagements haben.
Rechtsgrundlage: Die Verarbeitung dieser Daten zur Erstellung und zum Versand einer BEM-Einladung erfolgt auf Grund einer gesetzlichen Verpflichtung nach Art. 6 Abs. 1 lit c. DSGVO i.V.m. § 167 Abs. 2 SGB IX und der Artikel 9 Abs. 2 lit b. DSGVO i.V.m. Art. 88 DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 3 BDSG. Die Durchführung des BEM erfolgt nach erteilter Zustimmung auf Grundlage Ihrer Einwilligung nach Art. 9 Abs. 2 lit a. DSGVO.
Speicherdauer: Die Speicherung der Daten zur Erstellung und des Versands der BEM-Einladung erfolgt zu Nachweiszwecken für 3 Jahre, beginnend mit dem Versand. Die bei der Durchführung des BEM erhobenen Daten werden für die Dauer des BEM-Verfahrens aufbewahrt und unverzüglich nach dem Widerruf der Einwilligung oder der der Beendigung des BEM gelöscht, sofern keine Aufbewahrungspflichten bestehen, die uns zu einer darüberhinausgehenden Aufbewahrung verpflichten.
Empfängerkategorie: Rehabilitationseinrichtungen (ausschließlich nach Ihrer erfolgten Einwilligung)
Sitz der Empfänger: EU
Garantien für Übermittlung an Drittländer: -
l. Betriebliche Altersvorsorge
Wir bieten unseren Mitarbeitern die Möglichkeit zur Teilnahme an einer betrieblichen Altersvorsorge an. Zur Erbringung dieser ist die Verarbeitung personenbezogener Daten notwendig. Wir bedienen uns bei Erbringung dieser eines Versicherungsmaklers und eines Versicherungsträgers, der die Daten bei Ihnen erhebt, ohne dass diese für uns sichtbar werden. Sie erhalten bei Teilnahme von diesen eine dezidierte Datenschutzerklärung mit weiteren Hinweisen.
Verarbeitete Datenkategorien: Stammdaten (Vorname, Nachname); betriebliche Kontaktdaten (E-Mail-Adresse, Telefonnummer, zugeordnetes Büro); Teilnahmedaten (Teilnahme/Nicht-Teilnahme an der betrieblichen Altersvorsorge)
Zweck der Verarbeitung: Bereitstellung der betrieblichen Altersvorsorge
Quelle der Daten: Wir erheben diese Daten direkt bei Ihnen. Daten zu Ihrem Versorgungsvertrag erhalten wir von unserem Anbieter.
Verpflichtung zur Bereitstellung der Daten: Es besteht weder eine gesetzliche noch eine vertragliche Pflicht zur Bereitstellung dieser Daten. Bei einer nur teilweise oder Nichtbereitstellung der Daten ist die Teilnahme an der betrieblichen Altersvorsorge jedoch nicht möglich.
Rechtsgrundlage: Wir verarbeiten die Daten zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen nach Art. 6 Abs. 1 lit b. DSGVO.
Speicherdauer: Die Speicherung der Daten erfolgt für die Dauer der Teilnahme an der betrieblichen Altersvorsorge, sowie darüber hinaus beschränkt auf die Erfüllung der uns obliegenden Aufbewahrungspflichten.
Empfängerkategorie: Softwareanbieter, Cloudspeicheranbieter, Versicherungsmakler, Versicherungen
Sitz der Empfänger: EU und Nicht-EU
Garantien für Übermittlung an Drittländer: Standardvertragsklauseln (SCC) der EU
m. Betriebliche Berufsunfähigkeitsversicherung
Wir bieten unseren Mitarbeitern die Möglichkeit einer betrieblichen Berufsunfähigkeitsversicherung an. Zur Erbringung dieser ist die Verarbeitung personenbezogener Daten notwendig. Wir bedienen uns bei Erbringung dieser eines Versicherungsmaklers und eines Versicherungsträgers, der die Daten bei Ihnen erhebt, ohne dass diese für uns sichtbar werden. Sie erhalten bei Teilnahme von diesen eine dezidierte Datenschutzerklärung mit weiteren Hinweisen.
Verarbeitete Datenkategorien: Stammdaten (Vorname, Nachname); betriebliche Kontaktdaten (E-Mail-Adresse, Telefonnummer, zugeordnetes Büro); Teilnahmedaten (Teilnahme/Nicht-Teilnahme an der Berufsunfähigkeitsversicherung)
Zweck der Verarbeitung; Bereitstellung der betrieblichen Berufsunfähigkeitsversicherung
Quelle der Daten: Wir erheben diese Daten grundsätzlich direkt bei Ihnen. Daten zu Ihrem Versorgungvertrag erhalten wir von unserem Anbieter.
Verpflichtung zur Bereitstellung der Daten: Es besteht weder eine gesetzliche noch eine vertragliche Pflicht zur Bereitstellung dieser Daten. Bei einer nur teilweise oder Nichtbereitstellung der Daten ist die Teilnahme an der Berufsunfähigkeitsversicherung jedoch nicht möglich.
Rechtsgrundlage: Wir verarbeiten die Daten zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen gem. Art. 6 Abs. 1 lit b) DSGVO.
Speicherdauer: Die Speicherung der Daten erfolgt für die Dauer der Teilnahme an der betrieblichen Berufsunfähigkeitsversicherung, sowie darüber hinaus beschränkt auf die Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten.
Empfängerkategorie: Softwareanbieter, Cloudspeicheranbieter, Versicherungsmakler, Versicherungsanbieter
Sitz der Empfänger: EU und Nicht-EU
Garantien für Übermittlungen an Drittländer: Standardvertragsklauseln (SCC) der EU
n. Betriebliche Lebensversicherung
Wir bieten unseren Führungskräften die Möglichkeit einer betrieblichen Lebensversicherung an. Zur Erbringung ist die Verarbeitung personenbezogener Daten notwendig. Wir bedienen uns bei Erbringung dieser eines Versicherungsmaklers und eines Versicherungsträgers, der die Daten bei Ihnen erhebt, ohne dass diese für uns sichtbar werden. Sie erhalten bei Teilnahme von diesen eine dezidierte Datenschutzerklärung mit weiteren Hinweisen.
Verarbeitete Datenkategorien: Stammdaten (Vorname, Nachname); betriebliche Kontaktdaten (E-Mail-Adresse, Telefonnummer); Teilnahmedaten (Teilnahme/Nicht-Teilnahme an der betrieblichen Lebensversicherung)
Zweck der Verarbeitung: Bereitstellung der betrieblichen Lebensversicherung
Quelle der Daten: Wir erheben diese Daten grundsätzlich direkt bei Ihnen. Daten zu Ihrem Versorgungsvertrag erhalten wir von unserem Anbieter.
Verpflichtung zur Bereitstellung der Daten: Es besteht weder eine gesetzliche noch eine vertragliche Pflicht zur Bereitstellung dieser Daten. Bei einer nur teilweise oder Nichtbereitstellung der Daten ist die Teilnahme an der Berufsunfähigkeitsversicherung jedoch nicht möglich.
Rechtsgrundlage: Wir verarbeiten die Daten zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen gem. Art. 6 Abs. 1 lit b) DSGVO.
Speicherdauer: Die Speicherung der Daten erfolgt für die Dauer der Teilnahme an der betrieblichen Lebensversicherung, sowie darüber hinaus beschränkt auf die Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten.
Empfängerkategorie: Softwareanbieter, Cloudspeicheranbieter, Versicherungsmakler, Versicherungsanbieter
Sitz der Empfänger: EU und Nicht-EU
Garantien für Übermittlung an Drittländer: Standardvertragsklauseln (SCC) der EU
o. Bereitstellung IT
Um Ihnen die Erbringung der arbeitsvertraglich vereinbarten Leistungen zu ermöglichen, stellen wir Ihnen entsprechend unserer internen Richtlinien IT, wie Tablets, Laptops, Mobilfunkgeräte und jeweiliges Zubehör, wie Tastaturen, Maus oder Bildschirme nach jeweiligem Erfordernis zu verfügen. Die Ausgabe wir dokumentiert.
Verarbeitete Datenkategorien: Stammdaten (Vorname, Nachname); betriebliche Kontaktdaten (E-Mail-Adresse, Telefonnummer, zugeordnetes Büro); Gerätedaten (Kennung und weitere Details zu der bereitgestellten IT)
Zweck der Verarbeitung: Zurverfügungstellung von Arbeitsmitteln
Quelle der Daten: Wir erheben diese Daten direkt bei Ihnen.
Verpflichtung zur Bereitstellung der Daten: Die Bereitstellung dieser Daten ist für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses zwingend notwendig.
Rechtsgrundlage: Wir verarbeiten diese Daten zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses nach Art. 6 Abs. 1 lit b. DSGVO sowie unserem berechtigten Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit f. DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Inventur unserer IT.
Speicherdauer: Wir speichern diese personenbezogenen Daten von Ihnen über den Zeitraum des Beschäftigungsverhältnisses und darüber hinaus beschränkt auf die Erfüllung der uns obliegenden Aufbewahrungspflichten.
Empfängerkategorie: Keine
Sitz der Empfänger: -
Garantien für Übermittlung an Drittländer: -
p. IT-Support
Um Sie arbeitsfähig zu erhalten und Sie bei kleineren oder größeren Schwierigkeiten zu unterstützen, haben wir einen IT-Support eingerichtet, den Sie über verschiedene Kanäle erreichen.
Verarbeitete Datenkategorien: Stammdaten (Vorname, Nachname); betriebliche Kontaktdaten (E-Mail-Adresse, Telefonnummer, zugeordnetes Büro); Gerätedaten (Kennung und weitere Details zu der bereitgestellten IT); Kommunikationsdaten (Schilderungen des Problems, sowie potenzielle Lösungen)
Zweck der Verarbeitung: Bereitstellung und Durchführung des IT-Supports.
Quelle der Daten: Wir erheben diese Daten direkt bei Ihnen.
Verpflichtung zur Bereitstellung der Daten: Die Verarbeitung dieser Daten kann zwingend notwendig sein, um Sie arbeitsfähig zu halten und ist damit unverzichtbar.
Rechtsgrundlage: Wir verarbeiten diese Daten zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses nach Art. 6 Abs. 1 lit b. DSGVO sowie aufgrund unseres berechtigten Interesses nach Art. 6 Abs. 1 lit f. DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist das Funktionieren unserer IT.
Speicherdauer: Wir speichern diese personenbezogenen Daten von Ihnen über den Zeitraum des Beschäftigungsverhältnisses und darüber hinaus beschränkt auf die Erfüllung der uns obliegenden Aufbewahrungspflichten.
Empfängerkategorie: Softwareanbieter, Cloudspeicheranbieter
Sitz der Empfänger: EU und Nicht-EU
Garantien für Übermittlung an Drittländer: Standardvertragsklauseln (SCC) der EU
q. Überwachung der IT-Sicherheit
Um die Sicherheit unserer IT zu gewährleisten, haben wir einige Systeme in Benutzung, die es uns erlauben Fehlfunktionen zu erkennen und zu beheben, sowie Angriffe auf unsere IT zu verhindern. Sie können auf unserem Intranet einer speziellen Datenschutzerklärung für die IT-Sicherheit detailliertere Informationen entnehmen.
Verarbeitete Datenkategorien: Gerätedaten (Kennung, Gerätename, weitere Hardwaredetails); technische Daten (IP-Adresse, Netzwerkverkehr, besuchte Webseiten)
Zweck der Verarbeitung: Aufrechterhaltung unserer IT-Sicherheit
Quelle der Daten: Wir erheben diese Daten direkt bei Ihnen.
Verpflichtung zur Bereitstellung der Daten: Die Verarbeitung dieser Daten ist zwingend notwendig, damit wir unsere IT-Sicherheit gewährleisten und damit auch gesetzliche Bestimmungen erfüllen können. Als Mitarbeiter sind Sie vertraglich zur Unterstützung verpflichtet.
Rechtsgrundlage: Wir verarbeiten diese Daten aufgrund unserer gesetzlichen Verpflichtung angemessene Datensicherheitsvorkehrungen zu treffen. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit c. DSGVO i.V.m. Art. 32 DSGVO.
Speicherdauer: Sollte kein Fehler- oder Angriff erkannt worden sein, werden Ihre Daten im Aktivsystem für 30 Tage, in aggregierter Form für 90 Tage und danach in einem Archiv für 275 Tage gespeichert und danach unverzüglich gelöscht.
Empfängerkategorie: Softwareanbieter, Cloudspeicheranbieter Sitz der
Empfänger: EU und Nicht-EU
Garantien für Übermittlung an Drittländer: Standardvertragsklauseln (SCC) der EU
r. Datenschutz- und Datensicherheitsmaßnahmen
Als Personaldienstleistungsunternehmen ist uns der Schutz personenbezogener Daten ein hohes Anliegen. Wir haben aus diesem Grund ein dezidiertes Datenschutzmanagement eingerichtet, bei dessen Aufrechterhaltung, Pflege und der zugehörigen Dokumentationen Ihrer Unterstützung notwendig ist. So sind Sie bspw. Ansprechpartner für eingesetzte Systeme, Prozesse oder Kontaktperson für vermutete Datenschutzvorfälle.
Verarbeitete Datenkategorien: Stammdaten (Vorname, Nachname); betriebliche Kontaktdaten (E-Mail-Adresse, Telefonnummer, zugeordnetes Büro); Kommunikationsdaten (Meldungen, Schilderungen, Beschreibungen zu den entsprechenden Vorgängen)
Zweck der Verarbeitung: Einrichtung und Aufrechterhaltung eines funktionierenden und angemessenen Datenschutzmanagements sowie Ergreifen von arbeitsrechtlichen Sanktionen bei Kenntniserlangung von Verstößen.
Quelle der Daten: Wir erheben diese Daten direkt bei Ihnen.
Verpflichtung zur Bereitstellung der Daten: Die Verarbeitung dieser Daten ist zwingend notwendig, damit wir unsere gesetzlichen Pflichten als datenschutzrechtlich Verantwortlicher erfüllen können. Als Mitarbeiter sind Sie vertraglich zur Unterstützung dabei verpflichtet.
Rechtsgrundlage: Wir erheben diese Daten zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses nach Art. 6 Abs. 1 lit b. DSGVO, sowie zur Erfüllung unserer rechtlichen Verpflichtungen nach Art. 6 Abs. 1 lit c. i.V.m. Art. 32 i.V.m. Art. 5 Abs. 2 DSGVO
Speicherdauer: Wir speichern diese personenbezogenen Daten von Ihnen über den Zeitraum des Beschäftigungsverhältnisses und darüber hinaus beschränkt für die Dauer der uns obliegenden Aufbewahrungspflichten.
Empfängerkategorie: Softwareanbieter, Cloudspeicheranbieter, Behörden (sofern gesetzlich verpflichtet)
Sitz der Empfänger: EU und Nicht-EU
Garantien für Übermittlung an Drittländer: Standardvertragsklauseln (SCC) der EU
s. Notfall- und Krisenmanagement
Bei Ihrem Einstellungsprozess bitten wir Sie ein Profil in unserem Notfall- und Krisenwarnsystem anzulegen. Die in Ihrem Profil hinterlegten Informationen dienen dazu Sie im Falle eines identifizierten Notfalls- oder eine Krise, wie bspw. Feuer in einem unserer Bürogebäude oder auch Anschlagswarnungen schnell zu erreichen und zu informieren, sowie Ihr Wohlbefinden abfragen können. Eine Verwendung zu anderen Zwecken ist ausgeschlossen.
Verarbeitete Datenkategorien: Stammdaten (Vorname, Nachname); betriebliche und private Kontaktdaten (E-Mail-Adresse, Telefonnummer); Lokationsdaten (Bürogebäude, in dem sie arbeiten)
Zweck der Verarbeitung: Warnung vor jedweden Gefahren und Sicherstellung des Wohlbefindens des einzelnen Mitarbeiters.
Quelle der Daten: Wir erheben diese Daten direkt bei Ihnen.
Verpflichtung zur Bereitstellung der Daten: Es besteht weder eine gesetzliche noch eine vertragliche Verpflichtung zur Bereitstellung dieser Daten. Bitte beachten Sie jedoch, dass uns Ihre Wohlbefinden ein wichtiges Anliegen ist und wir Sie nur bei Bereitstellung dieser Daten vor uns bekannt gewordenen Gefahren warnen können.
Rechtsgrundlage: Wir verarbeiten diese Daten aufgrund unseres berechtigten Interesses gem. Art. 6 Abs. 1 lit f. DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist die Warnung im Notfall und bei Krisensituationen.
Speicherdauer: Wir speichern diese personenbezogenen Daten von Ihnen über den Zeitraum des Beschäftigungsverhältnisses bzw. bis Sie Ihren Widerspruch ausüben, je nachdem welcher Umstand als Erster eintritt.
Empfängerkategorie: Softwareanbieter, Cloudspeicheranbieter
Sitz der Empfänger: EU und Nicht-EU
Garantien für Übermittlung an Drittländer: Standardvertragsklauseln (SCC) der EU
t. Marketingmaterialien
Im Rahmen unserer Marketingaktivitäten kann es vorkommen, dass wir Sie bitten, als Werbebotschafter für unser Unternehmen aufzutreten. Dies kann beinhalten, dass ein Foto von Ihnen zusammen mit einem kurzen Text zu Werbezwecken verwendet wird. Diese Informationen können auf verschiedenen Plattformen wie Social Media, beruflichen Netzwerken oder auf Printmedien wie Flyern veröffentlicht werden. Darüber hinaus können sie auch in internen Mailings oder dem Intranet zu Zwecken der Mitarbeiterbindung genutzt werden. Die Teilnahme ist freiwillig, es drohen keinerlei Auswirkungen, wenn Sie dies nicht möchten.
Verarbeitete Datenkategorien: Stammdaten (Vorname, Nachname); Veröffentlichungen (Fotos, ein Zitat von Ihnen, Ihre Schilderungen, Ihre Antworten auf kurze Fragen)
Zweck der Verarbeitung: Bei externer Kommunikation erfolgt dies zu Marketingzwecken, bei interner Kommunikation zum Zwecke der Mitarbeiterbindung
Quelle der Daten: Wir erheben diese Daten direkt bei Ihnen,
Verpflichtung zur Bereitstellung der Daten: Es besteht weder eine gesetzliche noch eine vertragliche Verpflichtung zur Bereitstellung dieser Daten und es drohen Ihnen keinerlei Konsequenzen, wenn Sie die Verarbeitung nicht wünschen.
Rechtsgrundlage: Wir verarbeiten diese Daten auf Basis der vorab bei Ihnen eingeholten Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit a DSGVO.
Speicherdauer: Wir speichern Ihre Daten bis zum Widerruf Ihrer Einwilligung. Bitte beachten Sie jedoch, dass bei Veröffentlichungen im Internet, insbesondere auf Social Media Seiten die Daten für jedermann zugänglich sind. Sie können heruntergeladen, vervielfältig und anderweitig veröffentlicht werden, ohne dass wir davon Kenntnis erlangen oder dies verhindern können.
Empfängerkategorie: Softwareanbieter, Cloudspeicheranbieter, Marketingagenturen, Medienanbieter
Sitz der Empfänger: EU und Nicht-EU
Garantien für Übermittlung an Drittländer: Standardvertragsklauseln (SCC) der EU
Widerruf der Einwilligung: Ihre Einwilligung in die Verarbeitung der von Ihnen im Rahmen der Kontaktaufnahme angegebenen personenbezogenen Daten können Sie jederzeit nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO widerrufen. Hierzu wenden Sie sich bitte an: [email protected]. Die Rechtmäßigkeit der bis dahin aufgrund der Einwilligung erfolgten Verarbeitung wird durch den Widerruf nicht berührt.
u. Geltendmachung und Verteidigung gegen rechtliche Ansprüche
Sofern notwendig, verarbeiten wir personenbezogene Daten auch zur Geltendmachung und/oder zur Verteidigung gegen rechtliche Ansprüche.
Verarbeitete Datenkategorien: Sämtliche relevanten bei uns über Sie gespeicherten personenbezogenen Daten, die zur Geltendmachung und/oder die Verteidigung gegen rechtliche Ansprüche notwendig sind und im Rahmen gesetzlicher Vorgaben für diese verarbeitet werden dürfen, d.h. keinen Verwertungsverboten unterliegen.
Zweck der Verarbeitung: Geltendmachung und/oder Verteidigung gegen rechtliche Ansprüche.
Quelle der Daten: Wir erheben diese Daten direkt bei Ihnen.
Verpflichtung zur Bereitstellung der Daten: Es besteht weder eine gesetzliche noch eine vertragliche Pflicht zur Bereitstellung dieser Daten.
Rechtsgrundlage: Wir verarbeiten diese Daten auf Grundlage unseres berechtigten Interesses nach Art. 6 Abs. 1 lit f. DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist die Geltendmachung und/oder Verteidigung gegen rechtliche Ansprüche.
Speicherdauer: Wir speichern diese Daten solange sie für die Geltendmachung und/oder Verteidigung gegen rechtliche Ansprüche notwendig sind. Dies ist in der Regel bis zum Ablauf der dreijährigen Verjährungsfrist der Fall, beginnend mit dem Schluss des Jahres, in dem das Vertragsverhältnis beendet wurde.
Empfängerkategorie: Softwareanbieter, Cloudspeicheranbieter, Kanzleien, Behörden, Gerichte
Sitz der Empfänger: EU und Nicht-EU
Garantien für Übermittlung an Drittländer: Standardvertragsklauseln (SCC) der EU
Bewerber
a. Bewerbung auf Stellen bei Protiviti
Wenn Sie eine Karriere bei Protiviti starten möchten, freuen wir uns über Ihre Bewerbung. Ihre Bewerbungsunterlagen können Sie uns über den Link auf unserer Homepage zukommen lassen. Bei Bewerbungen per Mail/postalische Bewerbungen verweisen wir Sie auf unsere Karriere-Homepage und löschen/vernichten im Anschluss Ihre Unterlagen.
Verarbeitete Datenkategorien: Stammdaten (Vorname, Nachname, Nationalität); Kontaktdaten (E-Mail-Adresse, Telefonnummer, sofern von Ihnen freiwillig angegeben); Lebenslaufdaten (Ausbildung, sonstige Qualifikationen, beruflicher Werdegang, Zeugnis des höchsten Bildungsabschlusses); Gehaltswunsch; Bestehen einer Aufenthalts- und Arbeitserlaubnis in Deutschland; Geographische Stellenparameter (Bevorzugter Protiviti-Standort, Gewünschter Arbeitsort); Quelle, über die die Stellenanzeige gefunden wurde.
Zwecke der Datenverarbeitung: Bearbeiten Ihrer Bewerbung sowie Durchführung und Verbesserung des Bewerbungsverfahrens
Quelle der Daten: Wir erheben diese Daten bei Ihnen.
Verpflichtung zur Bereitstellung der Daten: Es besteht keine gesetzliche oder vertragliche Pflicht zur Bereitstellung der Daten. Bei Nichtbereitstellung ist es uns jedoch ggf. nicht möglich, Ihre Bewerbung zu berücksichtigen.
Rechtsgrundlage: Die Verarbeitung erfolgt zur Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses mit Ihnen und zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen nach Art. 6 Abs. 1 lit b. DSGVO. Ferner erheben wir die Quelle, über die die Stellenanzeige von Ihnen gefunden wurde aufgrund unseres berechtigten Interesses nach Art. 6 Abs. 1 lit f. DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Analyse der Reichweite unserer Stellenanzeigen.
Speicherdauer: Wir speichern diese Daten für die Dauer der Durchführung des Bewerbungsverfahrens und bei Ablehnung darüber hinaus für weitere 6 Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens. Im Falle einer Einstellung, werden Ihre Daten in die Personalakte übernommen und dort für die Dauer der Vertragsdurchführung gespeichert.
Empfängerkategorie: Softwareanbieter, Cloud Speicher Anbieter
Sitz der Empfänger: EU und Nicht-EU
Garantien für Übermittlung an Drittländer: Standardvertragsklauseln (SCC) der EU
b. Aufnahme in Bewerberpool (Talent Pool)
Es kann vorkommen, dass wir Ihnen im Bewerbungsverfahren auf eine interne Stelle eine Absage erteilen müssen. Sofern wir Ihr Profil als besonders interessant betrachten, fragen wir bei Ihnen nach, ob Sie unseren Bewerberpool (Talent Pool) aufgenommen werden möchten. Dieser ermöglicht es uns, Sie für künftige Stellen direkt zu berücksichtigen. Eine Aufnahme erfolgt erst, nachdem Sie zugestimmt haben.
Verarbeitete Datenkategorien: Die durch Sie im Rahmen des Bewerbungsverfahrens zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten
Zweck der Verarbeitung: Aufnahme in unseren Bewerberpool (Talent Pool) zur Berücksichtigung Ihres Profils für künftige Stellenausschreibungen
Quelle der Daten: Wir erheben diese Daten direkt bei Ihnen
Verpflichtung zur Bereitstellung der Daten: Es besteht weder eine gesetzliche noch vertragliche Pflicht zur Bereitstellung dieser Daten. Wir können Sie ohne diese Daten jedoch nicht in unseren Talent Pool aufnehmen und löschen Ihre Daten nach Ablauf ggf. bestehender gesetzlicher Aufbewahrungspflichten.
Rechtsgrundlage: Wir verarbeiten diese Daten auf Grundlage der durch Sie erteilten Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit a. DSGVO. Wir bitten Sie erst dann um Erteilung Ihrer Einwilligung, wenn Sie nach unserer Sicht für den Bewerberpool (Talent Pool) in Frage kommen.
Speicherdauer: Wir speichern Ihre Daten für einen Zeitraum von einem Jahr, sofern Sie Ihre Einwilligung nicht vorab widerrufen. Im Falle einer Einstellung werden Ihre Daten in die Personalakte übernommen und dort für die Dauer der Vertragsdurchführung gespeichert.
Empfängerkategorie: Softwareanbieter, Cloud Speicher Anbieter
Sitz der Empfänger: EU und Nicht-EU
Garantien für Übermittlung an Drittländer: Standardvertragsklauseln (SCC) der EU
Widerruf der Einwilligung: Ihre Einwilligung in die Verarbeitung der von Ihnen im Rahmen des Bewerbungsverfahrens angegebenen personenbezogenen Daten können Sie jederzeit nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO widerrufen. Hierzu wenden Sie sich bitte an: [email protected].
c. Geltendmachung und/oder Verteidigung gegen Rechtsansprüche
Sofern notwendig, verarbeiten wir personenbezogene Daten auch zur Geltendmachung von und/oder zur Verteidigung gegen Rechtsansprüche.
Verarbeitete Datenkategorien: Sämtliche relevanten bei uns über Sie gespeicherten personenbezogenen Daten, die zur Geltendmachung und/oder die Verteidigung gegen rechtliche Ansprüche notwendig sind und im Rahmen gesetzlicher Vorgaben für diese verarbeitet werden dürfen, d.h. keinen Verwertungsverboten unterliegen.
Zweck der Verarbeitung: Geltendmachung von und/oder Verteidigung gegen Rechtsansprüche.
Quelle der Daten: Wir erheben diese Daten direkt bei Ihnen.
Verpflichtung zur Bereitstellung der Daten: Es besteht weder eine gesetzliche noch vertragliche Pflicht zur Bereitstellung dieser Daten.
Rechtsgrundlage: Wir verarbeiten diese Daten aufgrund unseres berechtigten Interesses gem. Art. 6 Abs. 1 lit f. DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist die Geltendmachung von und/oder Verteidigung gegen Rechtsansprüche.
Speicherdauer: Geh
Empfängerkategorie: Softwareanbieter, Cloud Speicher Anbieter, Kanzleien, Behörden, Gerichte
Sitz der Empfänger: EU und nicht Nicht-EU
Garantien für Übermittlung an Drittländer: Standardvertragsklauseln (SCC) der EU

III. Empfänger

Als global agierender Konzern führen wir teilweise Tätigkeiten zentralisiert für bestimmte Regionen oder weltweit in Schwestergesellschaften (Erkennbar an den Unternehmensbezeichnungen „Robert Half“ und/oder „Protiviti) durch. Weitere Informationen zu unseren Konzerngesellschaften können Sie unter den zu Beginn dieser Erklärung angegebenen Kontaktdaten erhalten, sofern Sie zum Erhalt dieser Information berechtigt sind. Dabei können personenbezogene Daten an diese Konzerngesellschaften übermittelt werden, um eine effiziente und konsistente Geschäftsabwicklung zu gewährleisten und eine angemessene Kontrolle über unsere Geschäftstätigkeiten zu behalten. In einigen Geschäftsbereichen bestehen darüber hinaus Matrixstrukturen, was bedeutet, dass Vorgesetzte von unseren Mitarbeitern in anderen Gesellschaften angestellt sein können und daher Kenntnis von personenbezogenen Daten erhalten können, um eine effektive Führung und Organisation innerhalb des Konzerns sicherzustellen. In diesen Fällen agieren diese Konzerngesellschaften als unsere Auftragsverarbeiter unter unserer Weisung hinsichtlich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten. Des Weiteren setzen wir konzernunabhängige Dienstleister ein, die als Auftragsverarbeiter tätig sind. Diese Dienstleister umfassen Softwarebereitsteller, Cloud-Anbieter, Marketingagenturen, Finanzdienstleister, Unterauftragnehmer und technische Support Unternehmen, die für die Erfüllung unserer Geschäftszwecke notwendig sind und uns dabei unterstützen, die Qualität unserer Dienstleistungen zu verbessern und innovative Lösungen anzubieten. Bei der Zusammenarbeit mit diesen Dienstleistern binden wir diese mittels Auftragsverarbeitungsvertrag an die Einhaltung des Datenschutzes und gestatten ihnen keine Verarbeitung zu eigenen Zwecken. Zusätzlich können personenbezogene Daten an unabhängige Verantwortliche wie Steuerberater, Wirtschaftsprüfer Kanzleien, Gerichte oder Behörden weitergegeben werden, soweit dies zulässig ist oder wir gesetzlich dazu verpflichtet sind, um rechtliche Anforderungen zu erfüllen, Compliance zu gewährleisten und zur Geltendmachung oder Verteidigung gegen rechtliche Ansprache. Im Rahmen unserer Zusammenarbeit mit Auftragsverarbeitern und unabhängigen Verantwortlichen legen wir großen Wert auf die Einhaltung des Datenschutzniveaus der Europäischen Union. Hierfür verpflichten sich diese Partner, falls sie nicht ohnehin bereits dem EU-Datenschutzrecht unterliegen, mittels der von der EU bereitgestellten Standardvertragsklauseln zur Einhaltung der EU-Datenschutzstandards. Durch diese vertragliche Vereinbarung gewährleisten wir, dass die Übermittlung personenbezogener Daten an Dritte außerhalb der EU oder des Europäischen Wirtschaftsraums in Übereinstimmung mit den strengen Vorgaben des EU-Datenschutzrechts erfolgt. Weiter Informationen zur Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten erhalten Sie in dieser Datenschutzerklärung an den einzeln aufgeführten Verarbeitungszwecken.

IV. Datensicherheit

Wir haben angemessene technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen getroffen, um zu verhindern, dass Ihre personenbezogenen Daten versehentlich verloren gehen, unbefugt verwendet oder abgerufen, verändert oder offengelegt werden. Darüber hinaus beschränken wir den Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten auf diejenigen Mitarbeiter, Vertreter, Auftragnehmer und andere Dritte, die diese aus geschäftlichen Gründen benötigen und zu deren Verwendung rechtlich befugt sind. Wir haben Verfahren zur Behandlung von vermuteten Verletzungen des Schutzes Ihrer personenbezogenen Daten eingeführt und werden Sie und die zuständige Aufsichtsbehörde über eine solche Verletzung informieren, sofern dies notwendig ist und wir hierzu gesetzlich verpflichtet sind.

V. Ihre Rechte

1. Recht auf Widerruf einer Einwilligung – Artikel 7 Absatz 3 DSGVO

Beruht die Verarbeitung auf einer von Ihnen erteilten Einwilligung, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung für den Zeitraum vor Ihrem Widerruf wird durch diesen nicht berührt. Bitte beachten Sie, dass wir Ihnen im Falle eines Widerrufs bestimmte Leistungen wie bspw. den Versand unserer Newsletter nicht mehr anbieten können.

2. Recht auf Auskunft – Artikel 15 DSGVO

Sie haben das Recht jederzeit Auskunft darüber zu verlangen, wie und welche personenbezogenen Daten wir über Sie verarbeiten. Sie erhalten bei einer solchen Anfrage darüber hinaus eine Kopie der bei uns über Sie gespeicherten personenbezogenen Daten. Sofern diese Kopien vertrauliche Informationen oder personenbezogene Daten anderer Betroffener enthalten, werden wir diese entsprechend schwärzen oder Ihnen alternativ mitteilen, welche personenbezogene Daten zu welchen Zwecken auf diesen Kopien enthalten sind.

3. Recht auf Berichtigung – Artikel 16 DSGVO

Sofern die von uns gespeicherten personenbezogenen Daten über Sie unrichtig oder unvollständig sind, haben Sie jederzeit das Recht eine unverzügliche Berichtigung und/oder Vervollständigung zu verlangen.

4. Recht auf Löschung – Artikel 17 DSGVO

Ihnen steht das Recht zu, jederzeit die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten von uns zu verlangen. Wir werden dieser Bitte unverzüglich nachkommen, es sei denn es bestehen für uns gesetzliche Pflichten, die eine Löschung zu diesem Zeitpunkt verbieten. Dies kann bspw. der Fall sein, wenn wir aus steuerrechtlichen Gründen zu einer längeren Aufbewahrung verpflichtet sind. Sollte dies bei Ihnen zutreffen, werden wir Ihnen dies auf Ihre Löschanfrage hin mitteilen, die Verarbeitung zu anderen Zwecken als der Aufbewahrung einschränken und die Daten nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen unverzüglich löschen, ohne dass es einer weiteren Aufforderung Ihrerseits bedarf.

5. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung – Artikel 18 DSGVO

Sie haben neben dem Recht auf Löschung alternativ auch das Recht von uns die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn:
Sie bestreiten, dass die von uns über Sie gespeicherten personenbezogenen Daten richtig sind, bis wir die Möglichkeit hatten die Richtigkeit der Daten zu überprüfen;
Unsere Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten unrechtmäßig ist, Sie jedoch die Löschung ablehnen und alternativ die Einschränkung verlangen;
Wir Ihre personenbezogenen Daten nicht länger benötigen, Sie diese aber jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen, oder
Sie entsprechend Ihres Rechts nach Artikel 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen und solange noch nicht feststeht, ob unsere Interessen gegenüber Ihren überwiegen.

6. Recht auf Datenübertragbarkeit – Artikel 20 DSGVO

Sie haben das Recht die uns von Ihnen zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten, sofern dies technisch möglich ist. Darüber hinaus haben Sie das Recht von uns zu verlangen, diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch uns zu übermitteln.

7. Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung – Artikel 21 DSGVO

Ihnen steht unter den Voraussetzungen des Artikel 21 DSGVO das Recht auf Widerspruch zu. Sie haben die Möglichkeit der Verarbeitungen die auf Grundlage des Artikel 6 Abs. 1 lit. f. DSGVO erfolgen, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben jederzeit zu widersprechen. Dies gilt entsprechend auch für auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling. Die Information ob eine Verarbeitung aufgrund des Artikel 6 Abs. 1 lit f. DSGVO erfolgt, können Sie den obenstehenden Beschreibungen der Verarbeitungen entnehmen.

8. Automatisierte Entscheidungsfindung im Einzelfall, einschließlich Profiling – Artikel 22 DSGVO

Sie haben nach Art. 22 DSGVO das Recht, nicht einer ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung – einschließlich Profiling – beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt. Aktuell setzen wir jedoch solche Methoden nicht ein.

9. Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde – Artikel 77 DSGVO

Unabhängig und zusätzlich zu den aufgeführten Rechten, steht es Ihnen zu sich bei der Aufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt. Die folgende Aufsichtsbehörde ist für uns zuständig:

Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Gustav-Stresemann-Ring 1, 65189 Wiesbaden
Postfach 31 63, 65021 Wiesbaden
Telefon: 0611-1408 0
Telefax: 0611-1408 611
E-Mail: [email protected]
Webseite: https://datenschutz.hessen.de

Wir bitten Sie jedoch uns vor einer Beschwerde die Möglichkeit zu geben Ihr Anliegen mit Ihnen zu besprechen, um eine unkomplizierte und zufriedenstellende Lösung für Sie zu finden. Sie können sich jederzeit per E-Mail an [email protected] an unser Datenschutzteam oder über die am Anfang dieser Erklärung aufgeführten Kontaktangaben an unsere externe Datenschutzbeauftragte wenden.

Search in Protiviti.com