ORA PER I PROCESSI AZIENDALI C’È LA RISONANZA MAGNETICA

CONTESTO

Affrontare grandi volumi di dati, spesso distribuiti e replicati in modo non strutturato all’interno dell’azienda, può risultare scoraggiante, ma allo stesso tempo, se opportunatamente trasformati, i dati si rivelano il fattore chiave per comprendere il reale funzionamento dell’organizzazione e dare così informazioni di valore al Top Management.

La domanda da porsi, pertanto, è: “Come trarre vantaggio dalla ricchezza di dati disponibili al fine di potenziare le capacità di analisi e aumentare l’efficacia ed efficienza complessiva del sistema dei controlli interni?”.

La risposta la fornisce il Process Mining. Ma di cosa si tratta esattamente?

Come una risonanza magnetica

Il Process Mining è una tecnica di analisi che sfrutta i log degli eventi digitali registrati cronologicamente dagli applicativi informatici per fornire una rappresentazione visiva dei processi aziendali e un’analisi accurata dei fenomeni transazionali sottostanti, ricostruendone in modo immediato e trasparente il funzionamento reale.

La visualizzazione dei processi in tutte le loro varianti, abbinata alla capacità di analisi dei dati transazionali (eventualmente supportata da algoritmi di machine learning e intelligenza artificiale), guida in modo intuitivo e strutturato l’analisi dei processi e delle operazioni aziendali permettendo di: (I) intercettare errori, inefficienze e/o situazioni di non conformità ai flussi procedurali attesi, (II) analizzare le cause e i possibili colli di bottiglia e (III) agevolare l’individuazione di azioni puntuali di intervento e rimedio.

Il Process Mining può essere definita una risonanza magnetica dei processi aziendali, che potenzia le capacità diagnostiche dell’Internal Audit, permettendogli di operare senza condizionamenti e in tempo reale.

È proprio grazie alla sua capacità di analizzare massivamente dati di dettaglio, restituendo una rappresentazione end-to-end del processo in tutte le sue varianti (indipendentemente dai sistemi informativi utilizzati per la loro gestione), che il Process Mining abilita nuove modalità di controllo, superando i limiti intrinseci negli approcci tradizionali di audit, basati su interviste, analisi documentale, attività di walkthrough e testing su un campione ristretto di dati e transazioni.

Solo attraverso una comprensione profonda dei processi reali l’Internal Audit può infatti fornire risposte chiare e circostanziate a domande quali:

• dove e perché il processo reale differisce dal modello atteso?
• quali sono le cause alla base di tali divergenze?
• dove occorre intervenire per aumentare il livello di conformità e/o di efficienza?

Il focus si sposta, pertanto, dall’identificare “alcuni” problemi operativi al favorire confronti orientati alla soluzione. L’Internal Audit potrà così contribuire fattivamente alla trasformazione e al cambiamento dell’organizzazione e alla promozione di una cultura della trasparenza.

L’esperienza di Protiviti

I dati utilizzati dal Process Mining, ovvero i log degli eventi, non sono solitamente utilizzati dalle soluzioni di business intelligence o di data warehousing a causa della complessità della modellizzazione dei dati a livello di processo e per l’assenza di funzionalità di mappatura.

L’esperienza maturata da Protiviti in diversi progetti conferma che il Process Mining modifica significativamente il modo in cui sono analizzati i processi e fatte le verifiche di audit. In particolare, consente di:

• sostituire le interviste con analisi avanzate basate sul 100% della popolazione, identificando automaticamente le varianti e le complessità del processo, e identificando le aree che non sono conformi al disegno atteso del processo;
• agevolare la preparazione delle missioni di audit, consentendo un lavoro sul campo più mirato;
• supportare le attività di analisi dei rischi, consentendo di identificare le criticità di processo sulle quali svolgere approfondimenti mirati;
• quantificare l’impatto delle non conformità e i benefici dell’aderenza ad un processo coerente;
• parlare il linguaggio del Business, identificando le root cause e fornendo evidenze oggettive e “agibili”;
• identificare le best practice interne da replicare e diffondere all’interno dell’organizzazione;
• indirizzare la positive assurance attraverso una maggior copertura dei processi, dei rischi e dei controlli aziendali.