L'Access & Workplace Management per Rispondere alle Sfide della “Nuova Normalità”

In uno scenario in cui di ovvio rimane ben poco, la stessa espressione andare al lavoro si carica oggi di nuove implicazioni per le imprese chiamate a riconsiderare gli standard di operatività e sicurezza per dipendenti, clienti, fornitori, visitatori.

Il compito è complesso. Sono sette i pilastri sui quali si fonda il successo della gestione efficace e sicura del rientro al lavoro.

1. ACCESSI. La gestione e il monitoraggio degli accessi di dipendenti, clienti, fornitori e visitatori in genere, dovrà avvenire in piena sicurezza, ripensando spazi e modalità operative. Alle tradizionali modalità di rilevazione presenze e di registrazione degli ospiti, si dovranno aggiungere le attività di rilevazione della temperatura e di dotazione dei necessari DPI, che dovranno essere svolte in modo non solo sicuro, ma anche rapido per evitare code, assembramenti o altri inconvenienti. Gli strumenti andranno scelti in base ai flussi attesi e alle effettive esigenze di screening.​
2. MOBILITÀ. Incorporare nell’operatività le logiche del distanziamento sociale si può e si deve: la sfida è farlo minimizzando gli effetti sulle attività quotidiane. I temi chiave sono pianificazione delle presenze e turnazione, sia per ridurre già in partenza il livello di complessità sia per gestire le attività delle singole funzioni. Il mantenimento della modalità di lavoro da casa dovrà essere effettivamente smart, ovvero organizzato in modo che i compiti assegnati ai dipendenti siano conciliabili con la gestione delle incombenze familiari e personali. Non bisognerà tralasciare la definizione di regole chiare per minimizzare i rischi di contagio attivo e passivo dei dipendenti in missione fuori sede (presso clienti, in cantieri pubblici, da terze parti in generale) per i quali vanno definite misure integrabili con quelle definite dalla terza parte e condizioni minime per svolgere l’attività in sicurezza.​
3. SAFETY. Safety First è il principio che già da tempo guida le scelte delle imprese: l’attenzione posta negli anni recenti alla crescita sostenibile ne ha accentuato la centralità. Assumono pertanto un carattere imperativo l’adozione di misure per valutare l’esposizione al contagio dei propri dipendenti, l’integrazione dei sistemi di screening dello stato di salute, il costante monitoraggio delle scorte di DPI e la gestione accorta dell’assistenza medica e delle attività di sanificazione. Un discorso a parte merita la gestione degli asintomatici, che richiede una mappatura dello stato di salute delle persone, eventualmente da attuare attraverso i test sierologici (che sono in fase di approfondimento per capirne effettiva attendibilità e utilità).
4. GOVERNANCE. Un’efficace gestione del ritorno al lavoro richiede una governance solida a tutti i livelli: operativo, organizzativo e di indirizzo. La definizione dei piani di back to work deve essere attuata secondo logiche risk-based che considerino anche possibili nuovi contagi e anticipino le contromisure in piani di business continuity e crisis management per evitare di dover di nuovo rincorrere l’emergenza. Per garantire che tutto possa funzionare al meglio, è necessario un ripensamento dei modelli organizzativi. Processi e procedure dovranno incorporare i nuovi protocolli senza impattare su efficacia ed efficienza. È opportuna la creazione di una reportistica che consenta al management di avere piena disponibilità di dati e informazioni sull’efficacia delle misure e sugli eventuali correttivi.​
5. COMPLIANCE. L’attenzione verso le evoluzioni normative e le modalità di recepimento dovrà restare alta soprattutto per le multinazionali, chiamate a presidiare la compliance alle normative dei diversi Paesi. Bisognerà, in particolare, valutare attentamente le implicazioni in termini di Privacy e normativa Salute e Sicurezza delle nuove modalità operative. È opportuna l’integrazione di sistemi di controllo interno e monitoraggio per prevenire o rilevare tempestivamente eventuali violazioni dei protocolli.​
6. COMUNICAZIONE. Per informare chiaramente i dipendenti e consentire loro di segnalare eventuali richieste su come gestire la nuova situazione sono fondamentali modalità di comunicazione da inquadrare come campagne di awareness e formazione. Accrescere il livello di consapevolezza è, al tempo stesso, un’arma di difesa contro sgradevoli imprevisti e una modalità di fidelizzazione e rassicurazione di dipendenti e Business partner. Oltre che spiegare come l’azienda si è organizzata per facilitare la vita lavorativa, l’obiettivo è anche attenuare la comprensibile paura del ritorno al lavoro dopo i tragici accadimenti dei mesi scorsi.​
7. TECNOLOGIA. Il governo simultaneo e coordinato di una tale complessità di temi richiede una gestione orchestrata. La tecnologia è decisiva per abilitare la gestione e il monitoraggio delle misure adottate e facilitare la condivisione di dati e informazioni. Processi e relativi controlli vanno inquadrati in un modello di information technology basato su data analytics che integri tracciabilità con termo scanner, gestione del distance tracking, “app” per identificare (sulla base delle riunioni programmate e degli uffici frequentati) dipendenti che hanno avuto contatti con un collega contagiato. L’emergenza è un’occasione per rivisitare i processi in ottica digitale e valutare cosa ha senso digitalizzare e come.

IL PERCORSO DA COMPIERE

È una fase d’importanza strategica. Operare bene potrà generare effetti benefici su sostenibilità, reputazione e capacità dell’impresa di attrarre e trattenere le proprie risorse, oltre che contribuire al superamento della pandemia.

Il possibile percorso da compiere potrebbe prevedere:

• definizione di un piano graduale che definisca chiaramente ruoli e responsabilità sia per gli aspetti applicativi sia per controllo e monitoraggio;

• messa in sicurezza dei luoghi di lavoro per evitare che eventuali non conformità rilevate dagli organi di controllo si traducano in possibili blocchi all’operatività;

• governo del rientro del personale prevedendo momenti di ascolto dei dipendenti (per raccogliere impressioni e gestire prevedibili dubbi) e lasciando che si abituino gradualmente alla nuova normalità;

• applicazione delle misure prioritarie (rilevazione temperature, screening e distanziamento) facendo il più possibile leva sulle tecnologie disponibili;

• affinamento del modello operativo in ottica di miglioramento e consolidamento.

Siamo senza dubbio di fronte a una fase fondativa. A prescindere da come sia andata la fase della resistenza, e del suo impatto sul core business, ora è il momento di assumere decisioni con sicurezza e fiducia, per porre le basi di un solido rilancio.

[1] Il quadro normativo di riferimento dell’attuale scenario è rappresentato primariamente dal Testo Unico Salute e Sicurezza sul Lavoro, D.lgs. 81/2008, e dal Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (UE) n. 2016/679 (General Data Protection Regulation - GDPR), oltre che da provvedimenti “ad hoc” come il Protocollo di Intesa siglato con Sindacati e l’ultimo DPCM datato 26 aprile 2020. Dal punto di vista fiscale, si ricorda che il Decreto-legge 17 marzo 2020 n. 18 “Misure di potenziamento del Servizio sanitario nazionale e di sostegno economico per famiglie, lavoratori e imprese connesse all'emergenza epidemiologica da COVID-19”, ha previsto una detrazione fiscale (credito d’imposta pari al 50% per l’anno 2020) per le spese sostenute dalle aziende per la sanificazione degli ambienti e degli strumenti di lavoro.​