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Comprendre les responsabilités des parties prenantes “métier” lors de la mise en œuvre d’un ERP

Comprendre les responsabilités des parties prenantes “métier” lors de la mise en œuvre d’un ERP

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Introduction

Lorsque les organisations de toutes tailles déploient de nouveaux ERP pour digitaliser leurs opérations, il est fondamental pour la réussite des projets que chaque partie prenante - c’est-à-dire les directions métier et les unités opérationnelles et pas seulement la DSI - comprenne et assume son rôle. En effet, la mise en œuvre d’un ERP ou de tout autre système d’information majeur ne doit pas être considérée comme un projet purement informatique, car il s’agit toujours d’un projet de transformation d’entreprise poursuivant des objectifs métier et visant in fine à l’amélioration de la performance de l’organisation.

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Les systèmes ERP doivent être conçus dès le départ dans une optique d’amélioration globale de l’organisation. Aussi, les entreprises ne peuvent pas attendre des partenaires intégrateurs de système qu’ils conduisent les phases de conception seuls. Les intégrateurs sont des experts techniques, pas des experts des processus métier ou en sécurité des systèmes. C’est pourquoi les métiers doivent être impérativement en charge de la definition de la cible, c’est-à-dire de la conception du fonctionnement futur de chaque processus couvert par le nouveau système.

Si les parties prenantes métier ne parviennent pas à assumer pleinement ce rôle dans la mise en œuvre du système, le projet risque d’être confronté à des problèmes et dérapages importants qui obèreront son budget, voire même d’être en échec complet. Même lorsque le projet est conduit par un intégrateur reconnu, il est essentiel que le métier assume la responsabilité de certaines activités clés avant, pendant et après la mise en œuvre. Les huit domaines ci-dessous relèvent clairement de sa responsabilité. Nous abordons chacun d’entre eux dans les sections qui suivent.

  1. Gestion et gouvernance du programme
  2. Définition des processus cible et conception de la solution
  3. Sécurité et contrôle interne
  4. Conduite du changement
  5. Tests d’acceptation par les utilisateurs (UAT)
  6. Reprise des données
  7. Gouvernance des données
  8. Business Intelligence et reporting

Ce document présente les activités clés dans chacun de ces huit domaines. Ces activités visent à garantir qu’une fois mis en œuvre, le nouveau système atteindra le niveau d’amélioration et d’automatisation des processus, de qualité des données, de production de rapports et d’habilitation des utilisateurs requis pour répondre aux besoins et aux attentes des différentes parties prenantes métier.

Ce document est le fruit de notre expérience et s’adresse aux sponsors des programmes ERP pour qu’ils organisent et maîtrisent au mieux les activités décrites. A minima, il pourra servir de checklist des conditions nécessaires à la réussite de ces programmes.

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