Sanctions & Embargos: Le bon moment pour mettre à jour votre dispositif de conformité

Cartographie des activités et transactions à risque - Cette analyse doit s’effectuer en prenant en compte notamment les 3 typologies d’expositions en matière de Sanctions & Embargos ci-dessous:

• Exposition pays associée aux différents types de transactions (achats, ventes, flux logistiques, etc.) et à la nature des produits et services concernés (double utilisation et usage final) de manière à s’assurer également de l’exhaustivité et de la robustesse du programme d’obtention des licences d’exportations (ou de la mise en place de contrôles dédiés).
• Exposition au regard des tiers impliqués dans vos opérations et leur correspondance possible avec des natures de personnes listées, par exemple : réseaux de distribution et d’approvisionnement,  recours à des traders, affrètement maritime, typologie de clients finaux, etc.)
• Exposition à des navires pour vos processus d’approvisionnement ou d’affrètement.

A ce titre, il est possible de capitaliser sur les démarches en cours (notamment Sapin 2 et Devoir de Vigilance) pour revisiter les processus sur l’ensemble des risques de non conformité.

Evaluation et gestion des tiers – Des vérifications spécifiques sur les thématiques Sanctions & Embargos doivent être intégrées dans les processus d’évaluation de vos tiers, en profitant également des mises à jour prévues par Sapin 2 ou Devoir de vigilance:

• Recenser vos partenaires à risques (intermédiaires, partenaires, bénéficiaires finaux, transporteurs, assureurs, etc.) et la nature de vos relations d’affaires (termes contractuels, transaction ponctuelle ou récurrence des transactions, etc.)
• Evaluer le niveau de risque par famille de partenaire et par type d’activité, en lien avec la cartographie de vos activités sensibles.
• Déployer une démarche de connaissance de vos partenaires (type KYC et KYS) : niveau de diligences à l’entrée en relation et, selon les cas, pour chaque transaction pour les activités sensibles ou lors de modifications juridiques, outils de screening par rapport à des listes de sanctions, etc.

Contrôles transactionnels – Enfin, les dispositifs de conformité doivent prévoir l’ensemble des points de vérification à intégrer aux processus opérationnels et transactionnels au quotidien:

• Vérification du pays d’origine des matières premières achetées via des opérations de Trading.
• Vérification de la destination finale des produits / services vendus (et notamment la connaissance de vos réseaux de distribution) en lien avec l’obtention des licences d’exportations requises le cas échéant.
• Vérification des routes des navires affrétés dans le cadre de transport maritime.
• Cohérence des adresses de vos clients avec les adresses de livraison réelles.

Gouvernance – La mutualisation avec les autres initiatives en matière de conformité (Sapin 2, Devoir de Vigilance, RGPD) pourra en outre être l’occasion de revisiter la gouvernance associée à ces dispositifs (ex : nomination d’un Comité Conformité). 

Elle permettra de clarifier les rôles et responsabilités des acteurs de la 2ème ligne de maîtrise et d’affiner les circuits de validation des transactions / dossiers sensibles associés à chaque sujet. C’est en effet la condition essentielle pour concevoir un dispositif de conformité efficace et pérenne.