Le bulletin e-invoicing 2

La réforme de la facturation et du reporting électroniques va profondément transformer la façon dont les entreprises assujetties à la TVA en France gèrent leurs processus « Procure-to-pay » et « Order-to-cash ». Mettre en place un projet est une initiative essentielle pour maîtriser sa capacité à s'approvisionner et à générer du chiffre d'affaires conformément à la réforme. Cependant, un projet de facturation et de reporting électroniques est un exercice qui exige la définition d’un périmètre et d’objectifs clairs, l'engagement de ressources limitées et le respect des délais règlementaires. Cette approche structurée doit garantir à votre entreprise une transition minimisant les impacts de la réforme sur la continuité de vos opérations d'achats et de ventes.

Toutes les entreprises assujetties à la TVA en France devront a minima recourir aux services d’une plateforme pour recevoir leurs factures électroniques. Si elles ne choisissent pas de Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) certifiée par l’Etat, elles seront par défaut rattachées au Portail Public de Facturation (PPF).

Pour l’émission des factures et du e-reporting, elles devront faire ce choix en vue d’être opérationnelles à compter de la date d’entrée de plain-pied dans la réforme. En tout état de cause, les entreprises pourront si elles le souhaitent, en fonction de leurs organisations et leurs besoins, choisir plusieurs Plateforme(s) de Dématérialisation Partenaire(s).

Le PPF offrira un socle de services standards en termes de protocoles d'échanges et de formats. Il ne traitera que des factures au format du socle minimal (XML UBL, XML CII, Factur-x) et concentrera les données de facturation et d’e-reporting à destination de l'administration fiscale.

Les PDP offriront un niveau de service plus large, notamment en termes d’interopérabilité avec les autres PDP. Si votre entreprise souhaite émettre des factures dans des formats techniques différents de ceux du socle minimal de la réforme, elle devra obligatoirement choisir une PDP, le PPF ne traitant pas de formats tiers (EDIFACT par exemple). Les PDP offriront également des services de consolidation dans le cadre de la transmission du e-reporting, elles pourront gérer en masse l’authentification des comptes utilisateurs et les statuts de cycle de vie recommandés ou optionnels contrairement au PPF.

La fourniture d’un lisible complet (pour les factures structurées), et d’un service d’extraction des données requises depuis un dépôt en PDF simple pourront également compléter l’offre des PDP.

Il est indispensable pour toutes les entreprises de se poser la question du choix de leur future plateforme en réception et à l’émission, à savoir une ou plusieurs PDP ou le PPF. Le choix de la plateforme dépendra notamment de la complexité de l’activité, de son exposition aux différents cas d'usage, du volume d’affaires et de l’organisation existante (disparités entre établissements, centre de service partagé, etc.). Une analyse de l’existant est donc indispensable en amont du processus de sélection d’une ou de plusieurs plateforme(s).

Les principaux critères que nous retenons dans le cadre du choix d’une PDP sont les suivants (la liste ci-dessous doit être ajustée ou complétée en fonction de la nature de vos opérations et des enjeux auxquels votre entreprise fait face) :

• Niveau de service : Le niveau de service doit être apprécié au regard de vos besoins en matière de conformité, mais aussi de votre maturité d’un point de vue opérationnel. Il conviendra de distinguer les services propres à l’activité des PDP (revue de la conformité des factures, consolidation du e-reporting, gestion en masse de l’authentification des comptes utilisateurs, gestion des statuts du cycle de vie recommandés ou optionnels, notamment) et les services que les PDP proposent, mais qui entrent plutôt dans le cadre d’une offre de service OD (conversion des factures aux formats de la réforme, transmission et récupération des factures électroniques, workflows notamment).

   

• Formats hors réforme : Si votre entreprise souhaite continuer d’échanger des factures électroniques selon des protocoles et des formats qui ne sont pas reconnus par la réforme et le PPF (EDIFACT par exemple), ce critère est essentiel à prendre en compte dans votre choix.

   

• Coût de la solution : Votre entreprise devra également apprécier le niveau de service au regard des solutions tarifaires proposées par les éditeurs. Veillez à évaluer comment sont facturées les différentes composantes du projet d’intégration d’une solution PDP : mise en place et raccordements (1ère phase), puis facturation en fonction du volume de flux géré (2ème phase).

   
• Sécurité IT : Votre entreprise peut faire reposer une partie de la sécurité des flux de transmission à une PDP qui pour être certifiées doivent être conformes à la norme ISO 27001 et utiliser des clouds sécurisés conformes au référentiel SecNum. Par ailleurs, elles devront également répondre aux exigences européennes en matière d’identification (dont le règlement eIDAS 2014).

L’annuaire centralisé est une ressource du PPF mise à disposition des entreprises et des PDP pour adresser les factures et les statuts du cycle de vie au bon destinataire. Il sera composé au démarrage des données INSEE pour les entités assujetties à la TVA, en utilisant uniquement les SIREN et SIRET principaux. Pour les entités publiques, l'annuaire actuel de Chorus Pro sera reproduit dans le nouvel annuaire du PPF.

Lors de la mise en production, les destinataires de factures auront la responsabilité d’enrichir les lignes d’adressage s’ils le souhaitent et de choisir de la maille de réception SIREN, SIRET ou code routage. Ce dernier, permettant d’orienter une facture électronique vers un service interne par exemple.

Il est essentiel de réaliser une analyse des processus existants afin de comprendre comment sont traitées les factures au sein de votre entreprise. Cette connaissance vous permettra de poser les bases du projet et d’identifier les opérations soumises au e-invoicing, au e-reporting ou celles hors-champ de la réforme. De cette façon, vous pourrez concentrer vos efforts sur les processus contraints à évoluer.

Après avoir défini un périmètre clair et réalisé une analyse de l’existant au regard des nouvelles obligations e-invoicing et e-reporting, il vous sera plus facile de calibrer un modèle organisationnel cible adapté à votre organisation. Le modèle opérationnel cible permet d’identifier les changements nécessaires pour concevoir de nouveaux processus ou améliorer certains processus existants plutôt que de les remplacer entièrement. Cette phase du projet permet aussi de préparer votre organisation au choix de la plateforme d’échange des factures et aux évolutions requises par la nouvelle réglementation.

Une attention particulière est à porter sur les données obligatoires au sens de la réforme et celles nécessaires au bon traitement opérationnel des factures. Vous devrez évaluer les écarts entre les données obligatoires exigées par l’administration fiscale et les données gérées par votre ERP et vos fichiers « master data » clients et fournisseurs. Cette analyse d’écart implique aussi d'examiner les procédures existantes de collecte, de création, de traitement et de stockage de ces données (SI interne, cloud ou systèmes tiers). C’est un prérequis décisif pour mieux apprécier vos besoins en matière de transition et de dématérialisation, notamment pour émettre des factures et des reportings électroniques conformes (master data vs extraction des données de factures, transformation des formats de données, synchronisation des données entre les systèmes, etc.).

Le changement ou l’évolution de son ERP et son intégration comme OD dans le modèle organisationnel cible constitue une dimension majeure du projet de facturation électronique. L’ERP devra alors être capable de générer des documents conformes aux normes spécifiées par l’Etat. Toutefois, la décision de déployer un nouvel ERP doit intégrer une analyse minutieuse de ses capacités d’interconnexion et d'interopérabilité avec d’autres entités du dispositif (PDP ou PPF) afin de garantir un traitement fluide des factures et reporting électroniques. Néanmoins, un choix judicieux d’une solution IT alignée avec les exigences du projet peut contribuer significativement au succès de ce dernier.