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Le bulletin e-invoicing

Portées par le contexte international, et avec un double objectif de lutte contre la fraude à la TVA et de digitalisation de l'économie, les réglementations européennes et françaises en matière de facturation ont considérablement évolué ces dernières années. En France, cela s'est traduit par une série de lois et d'ordonnances définissant d'abord les conditions de validité d'une facture électronique puis rendant obligatoire la dématérialisation des factures adressées aux organismes publics par les entreprises. Une nouvelle étape a été franchie dans la loi de finances 2020 avec la généralisation des factures électroniques entre assujettis à la TVA et la transmission des données de transaction à l'administration fiscale.

Les principaux textes législatifs et réglementaires définissant la nature et les modalités de ces nouvelles obligations sont les suivants :

  • Article 153 de la loi de finances pour 2020
  • Article 195 de la loi de finances pour 2021
  • Ordonnance n° 2021-1190 du 15 septembre 2021 (dont certains articles seront complétés par un ou plusieurs décrets en Conseil d’Etat venant préciser les conditions et modalités d’application des obligations)
E-invoicing

Ces textes de loi ont été complétés par le rapport « La TVA à l’ère du digital » produit en octobre 2020 par la DGFiP et par le « Dossier de spécifications externes de la facturation électronique » publié par l’AIFE[1] en septembre 2021.

Ce « Bulletin e-Invoicing » vise à proposer un premier éclairage sur deux aspects de cette réforme : son périmètre et les modalités d’application.

Ce premier numéro est rédigé sous forme de questions-réponses afin d’en fluidifier la lecture. Les numéros suivants permettront d’éclairer sur les avancées de la réforme et les démarches à initier pour s’y préparer et en faire un levier de valeur.

Etat des lieux de la facture électronique en France aujourd’hui (avant la réforme)

  • Quelles sont les obligations en matière de facturation électronique en France aujourd’hui ?
  • Quelles sont les conditions de validité d’une facture électronique en France aujourd’hui ?
  • Quels sont les principaux freins à la généralisation de la facture électronique ?
  • Quels sont les pays ayant déjà franchi le pas de la généralisation ?

Contenu de la réforme : objectifs, périmètre, obligations et calendrier

  • Qu’est-ce qu’une facture électronique dans le cadre de la réforme ?
  • Que disent les textes réglementaires généralisant la facturation électronique ?
  • Quels sont les objectifs de la réforme ?
  • Quelles sont les opérations concernées par la réforme ?
  • Quelles seront les nouvelles obligations pour les entreprises ?
  • Quel est le calendrier de la réforme ?

Modalités de la réforme

  • Qu’est-ce que le portail public de facturation (PPF) ?
  • Qu’est-ce que le « modèle en Y », retenu pour la transmission des données à l’administration ?
  • Qu’est-ce qu’une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) et un opérateur de dématérialisation ?
  • Qu’est-ce que l’annuaire centralisé ?

Etat des lieux de la facture électronique en France aujourd’hui (avant la réforme)

La généralisation de la facturation électronique est déjà effective en France (et en Europe) pour les transactions « Business to Government » (B2G), suite à la Directive 2014/55/EU. A contrario les factures « Business to Business » et « Business to Customer » (B2B et B2C) ne font l’objet d’aucune obligation (en particulier les clients ne sont pas tenus d’accepter les factures électroniques de la part de leurs fournisseurs) et en pratique on estime à plus de 80% la part des factures « papier » en circulation.

Les conditions de validité d’une facture électronique ont été définies en droit européen en 2010 par la directive 2010/45/ UE transposée en droit français en 2013.

Pour les transactions entre entreprises (B2B), les assujettis doivent être en mesure de garantir trois conditions (art. 289 du CGI) : authenticité de l’émetteur, intégrité du contenu et lisibilité de la facture durant toute la période de conservation. Il existe actuellement trois voies permettant d’échanger des factures électroniques respectant ces conditions :

  • La piste d’audit fiable (PAF) : Pour toutes les factures électroniques (et il en est de même pour les factures « papier »), mise en oeuvre de contrôles documentés et permanents permettant d’établir une traçabilité entre la facture émise et la livraison de biens ou prestation de services qui en est l’objet.
  • La signature électronique : pour les factures électroniques (sous forme de données structurées type XML ou PDF simple), mise en oeuvre d’une signature électronique qualifiée reposant sur un certificat électronique[2]. Selon le Bulletin officiel des finances publiques – Impôts correspondant, le destinataire est responsable de la vérification de la signature électronique, ainsi que de la validité et du niveau de son certificat électronique. En tout état de cause, en cas d’utilisation de la signature électronique l’émetteur est toujours tenu de présenter une version lisible de la facture.
  • L’échange de données informatisé (EDI) : pour les factures électroniques sous forme structurée (suivant une norme convenue entre les parties), mise en œuvre de procédures définies par décret, qui imposent pour l’émetteur et le destinataire un contrôle systématique de présence des mentions obligatoires, la tenue d’un fichier des partenaires (c’est-à-dire d’un annuaire des relations d’échanges, doté de fonctions d’historique et d’archivage), la tenue d’une liste récapitulative chronologique et archivée des échanges (journal des émissions et des réceptions, listant le cas échéant les erreurs en réception), et enfin, obligation de pouvoir présenter une version lisible pour un auditeur, sur la durée de conservation des factures.

En France, le nombre de factures « papier » échangées chaque année entre entreprises est estimé à 3 milliards par la DGFiP. Si, durant la pandémie, l’administration s’est montrée clémente envers les entreprises échangeant des PDF simples (et sans signature électronique), ce format n’est valide que sous réserve de l’existence d’une piste d’audit fiable côtés client et fournisseur. Les principaux freins à l’expansion de la facture électronique sont les suivants :

  • L’engagement des parties prenantes tierces : la motivation des parties pour digitaliser le flux dépend de la relation commerciale (pouvoir de négociation), des intérêts réciproques et des moyens disponibles pour mener ces projets;
  • L’absence de format standard : la mise en œuvre technique de l’échange de données peut impliquer conception, développements et tests contrepartie par contrepartie ;
  • En conséquence, peu d’intérêt économique à agir isolément pour les entreprises : la plupart d’entre elles ont jusqu’à maintenant adopté des approches opportunistes en fonction des volumes de factures, des possibilités technologiques et des contraintes de toutes natures.

Aussi, dans ce contexte, seuls certains secteurs ont largement adopté la facture électronique sous l’impulsion d’entreprises précurseurs (principalement dans l’aéronautique, l’automobile et la distribution, du fait de la standardisation des biens et de la relative concentration des acteurs), mais cela reste minoritaire dans l’économie. Seule la puissance publique était à même d’impulser un changement d’ampleur en imposant une obligation mais en définissant aussi un cadre permettant de dépasser les freins.

La France n’est pas en avance dans le domaine de la facture électronique. Celle-ci est déjà devenue, ou est en passe de devenir, la norme dans de nombreux pays d’Amérique Latine et d’Asie. En Europe, l’Italie et les pays Baltes sont clairement en avance. Voici quelques exemples[3] de pays ayant déjà franchi le pas:

  • Mexique : la facturation électronique est obligatoire pour 100% des émetteurs et récepteurs (publics et privés) depuis 2004.
  • Brésil : en 2008, le Brésil a adopté un système de facturation électronique qui oblige les fournisseurs à envoyer leurs factures à l’administration fiscale pour approbation avant envoi aux clients.
  • Italie : Le système de facturation électronique italien fait figure de référence en Europe où l’utilisation de la plateforme publique SDI est généralisée depuis 2014 pour les transactions « Business to Government » et 2019 pour les transactions « Business to Business ».
  • Chine : La facture électronique a cours depuis 2015, elle s’appuie sur la plateforme étatique « Golden Tax System ». Elle est devenue obligatoire pour les nouveaux contribuables en 2020. 2021 a été l’année d’une plus large adoption, cependant la facture électronique n’est pas une obligation pour les entreprises.
  • Inde : la facture électronique est possible depuis 2019 via un portail public et des « Invoice Registration Portails » affiliés à la plateforme publique. Elle est en passe d’être rendue obligatoire au-delà d’un certain seuil de chiffre d’affaires de l’entreprise émettrice.

Contenu de la réforme : objectifs, périmètre, obligations et calendrier

La FAQ – Facturation électronique de la DGFiP du 30 décembre 2021 donne la définition suivante de la facturation électronique :

« Dans le champ de l’ordonnance n°2021-1190 du 15 septembre 2021, une facture électronique est une facture émise, transmise et reçue sous une forme dématérialisée et qui comporte nécessairement un socle minimum de données sous forme structurée, ce qui la différencie des factures « papier » ou du PDF ordinaire. »

La loi de finances pour 2020, dans son article 153, a prévu la généralisation de la facture électronique entre assujettis à la TVA et a renvoyé à un rapport gouvernemental (remis au Parlement en octobre 2020) pour ses conditions de mise en œuvre.

La loi de finances pour 2021, dans son article 195, a autorisé le Gouvernement à prendre par voie d’ordonnance les mesures généralisant le recours à la facturation électronique (« e-invoicing ») ainsi que ses conditions et modalités. L’article a également institué une obligation de transmission dématérialisée à l’administration d’informations relatives aux transactions réalisées par les assujettis à la TVA et qui ne relèvent pas des obligations de facturation électronique (« e-reporting »).

L’Ordonnance n° 2021-1190 définit le dispositif d’ensemble relatif aux obligations de facturation électronique et de transmission à l’administration fiscale des données complémentaires de transactions (« e-reporting »). Elle précise aussi un calendrier progressif en tenant compte de la taille des entreprises.

En substance ces textes permettent de donner une définition précise de la facture électronique (cf. supra), et de préciser qu’elle sera adressée au client par l’intermédiaire d’une plateforme de dématérialisation, qu’il s’agisse du portail public ou d’une autre plateforme.

Les obligations nées de ces textes et les modalités de mise en œuvre sont précisées ci-dessous.

Les objectifs poursuivis par la réforme tels qu’énoncés par la DGFiP dans son rapport sont les suivants :

  1. Renforcer la prévention et la lutte contre la fraude à la TVA
  2. Diminuer les coûts déclaratifs et faciliter les déclarations avec, à terme, le pré-remplissage
  3. Réduction des coûts qui pourrait permettre une amélioration de la compétitivité
  4. Améliorer la connaissance de la conjoncture par des remontées d’informations au fil de l’eau concernant l’activité des entreprises.

Si le principal objectif de la réforme pour l’administration demeure la lutte contre la fraude à la TVA (réduire le « VAT gap »), elle vise également à permettre aux entreprises une réduction du coût de traitement de leurs factures favorisant l’acceptabilité de la réforme.

Les opérations concernées sont les transactions domestiques, interentreprises et entre assujettis à la TVA, trois critères sont à retenir :

  • Territorialité : les transactions (achats ou ventes) internationales ou intracommunautaires ne sont pas soumises à l’obligation de facturation électronique ;
  • Nature : seules les transactions interentreprises sont concernées, celles impliquant une personne physique sont donc exclues ;
  • Assujettissement : tous les assujettis sont soumis à l’obligation y compris ceux qui, en application des articles 260 du CGI et 260 B du CGI, décident d’opter pour la soumission à la TVA d’opérations exonérées et les assujettis non redevables (micro-entrepreneurs, régime de la franchise en base) ;

Des exonérations et dispenses sont prévues pour certains acteurs. En effet des dispenses de facturation sont maintenues pour les secteurs de l’enseignement, du médical et du paramédical pour leurs opérations exonérées de TVA au sens du CGI. Et les dispenses de facturation ou assouplissements aux règles de facturation sont conservées pour la banque et l’assurance.Au-delà de la généralisation des factures électroniques, la réforme contraint à la mise à jour en continu du statut des factures (par exemple « Déposée », « Encaissée », …)

Au-delà de la généralisation des factures électroniques, la réforme contraint à la mise à jour en continu du statut des factures (par exemple « Déposée », « Encaissée », …)

Concrètement, au terme de la réforme, les entreprises devront émettre et recevoir des factures électroniques avec transmission des données à l’administration (e-invoicing) et transmettre à l’administration les données de TVA non couvertes par les factures électroniques (e-reporting).

L’obligation d’e-invoicing implique en réalité pour les entreprises de gérer plusieurs types de flux de données et le e-reporting est par définition une nouveauté. Dès lors, tous les acteurs devront mener des projets, d’ampleur variable, pour s’adapter à ces nouvelles obligations.

E-Invoicing :

Réception des factures : dès la première étape de la réforme (1er juillet 2024), toutes les entreprises devront accepter les factures électroniques via une plateforme de dématérialisation ou via le portail public.

Emission des factures : la facture électronique émise comportera initialement 24 mentions obligatoires (données ou blocs de données) qui devront être transmises à l’administration. 8 données supplémentaires seront exigées dans un second temps.

Cycle de vie des factures : transmission des données permettant à chacun des acteurs (fournisseurs, clients, plateformes de dématérialisation partenaires, portail public de facturation et administration fiscale) de suivre le statut d’avancement des factures dans le circuit de facturation, du dépôt de la facture jusqu’à son encaissement.

Annuaire : l’annuaire est la base de référence unique, centralisée, accessible par le portail public de facturation et éventuellement les plateformes de dématérialisation partenaires permettant le routage des factures (à partir du SIREN, du SIRET ou de mailles plus fines). Il devra être mis à jour par les entreprises ou leurs plateformes si elles en disposent.

E-reporting :

Le e-reporting venant compléter le e-invoicing, les transactions concernées sont celles n’entrant pas dans le champ du e-invoicing, à savoir les transactions avec des personnes physiques (« B2C »), les ventes non domestiques et les paiements.

Les données des transactions, dont la liste sera définie par décret, entrant dans le champ de l’e-reporting devront être transmises par l’entreprise qui réalise l’opération par l’intermédiaire d’une plateforme de dématérialisation partenaire de l’administration ou via le portail public de facturation. Cependant, comme l’indique le rapport de la DGFiP, la granularité et la périodicité de transmission des données tiendront compte de certaines spécificités des entreprises par secteur (factures, logiciel de caisse, logiciel comptable, etc.). A minima date, numéro d’identification du client (s’il existe), date de l’opération, montant HT et montant de TVA seront attendus.

L’ordonnance n° 2021-1190 est venue modifier le calendrier initialement fixé dans l’article 153 de la loi de finances pour 2020. Ainsi l’émission des factures et la transmission des données de facturation à l’administration fiscale sera obligatoire à compter du :

  • 1er juillet 2024 pour les grandes entreprises ;
  • 1er janvier 2025 pour les entreprises de taille intermédiaire ;
  • 1er janvier 2026 pour les PME et les microentreprises.

De fait, toutes les entreprises devront être en mesure de recevoir des factures électroniques (et donc d’alimenter et de maintenir à jour l’annuaire) à compter du 1er juillet 2024.

Dès 2024, les factures des grandes entreprises seront reçues exclusivement via le portail public ou une plateforme certifiée.

Modalités de la réforme

La réforme s’appuiera sur une plateforme, tiers de confiance public, afin de centraliser les données de facturation des entreprises et l’annuaire (pour le routage des factures vers les clients) et offrir des services gratuits aux entreprises ne souhaitant pas investir dans leur système d’information. Cette plateforme sera ChorusPro, mis en œuvre dans le cadre de la généralisation de la facturation « B2G ».

Le portail public offrira plusieurs modalités de transmission des données, directement via le portail, par EDI ou par API[4] . Les entreprises auront également la possibilité de transmettre et récupérer leurs documents via des opérateurs de dématérialisation (qui se connecteront d’une manière ou d’une autre au portail en leur nom – cf. infra).

L’expression « modèle en Y » recouvre les modalités selon lesquelles les factures sont transmises des fournisseurs vers leurs clients. Dans ce modèle, les factures peuvent être transmises directement entre plateformes de dématérialisation partenaires, sans transiter par la plateforme publique et donc sans validation préalable par l’administration. Les plateformes de dématérialisation partenaires extraient des factures les informations à destination de l’administration et les transmettent à la plateforme publique, qui les regroupe pour les envoyer à la DGFiP.

Ce modèle a été privilégié au « modèle en V » dans lequel les factures transitent toutes par la plateforme publique et sont validées a priori. D’une part le « modèle en Y » a la préférence des acteurs, et d’autre part, il réduit les risques pour l’administration (situation de monopole potentiellement inconstitutionnelle, volumétrie, blocage en cas de défaillance de la plateforme publique).

Pour effectuer les transactions listées dans la réponse à la question 9, les entreprises auront trois grandes options d’architecture technique (qui peuvent le cas échéant être différentes d’une transaction à l’autre) :

  • Interagir manuellement avec la plateforme publique de facturation (interface hommemachine proposée par le portail public) ;
  • Connecter directement leur système d’information au portail public en utilisant les API proposées ou les formats EDI supportés (machine to machine);
  • S’appuyer sur un opérateur de dématérialisation ou une plateforme de dématérialisation partenaire pour assurer la connexion entre leur(s) système(s) et la plateforme publique (le cas échéant certaines entreprises pourraient choisir de recourir à un opérateur de dématérialisation pour se connecter à une plateforme de dématérialisation partenaire).

Les opérateurs de dématérialisation interviennent en tant qu’intermédiaires, prestataires de services pour leurs clients. Ils ne sont pas immatriculés auprès de l’administration mais offrent des services de dématérialisation et sont raccordés au portail public (ou à une plateforme partenaire) à l’initiative de leurs clients (les entreprises souhaitant émettre et recevoir des factures) qui restent in fine pleinement responsables vis-à-vis de l’administration. Ces opérateurs ne peuvent pas transmettre directement les factures électroniques à leurs destinataires, celles-ci doivent obligatoirement transiter par le portail public de facturation ou une plateforme de dématérialisation partenaire.

Les plateformes de dématérialisation partenaires sont habilitées à émettre et/ou recevoir des factures vers ou à partir du portail public de facturation ou d’une autre plateforme partenaire. Elles doivent ainsi effectuer un raccordement au PPF selon la procédure de raccordement exigée par l’administration. Elles sont également identifiées dans l’annuaire des destinataires en tant que plateformes de réception pour leurs clients. Pour ce faire, elles doivent obtenir une certification et un numéro d’immatriculation, la procédure n’est pas encore connue en détail mais les PDP doivent être en mesure de :

  • Transmettre les factures électroniques, sous format structuré, aux plateformes de leurs destinataires ;
  • Recevoir les factures depuis les PDP de leurs émetteurs et les mettre à disposition de leurs destinataires ;
  • Effectuer des contrôles de conformité sur les factures et les données de transaction avant transmission ;
  • Extraire les données obligatoires des factures et les transmettre à l’administration ;
  • Recevoir, contrôler et transmettre à l’administration les données de e-reporting (transactions et paiements) ;
  • Gérer les statuts de traitement des factures électroniques ;
  • Fournir au portail public de facturation les informations nécessaires à la mise à jour de l’annuaire.

La réforme nécessite la mise en place d’un annuaire permettant aux différentes plateformes de dématérialisation partenaires d’adresser les factures à leur destinataire et de sécuriser les échanges.

Ainsi l’annuaire est :

  • Une ressource clef du portail public de facturation mise à disposition des entreprises pour adresser les factures, statuts et données de facturation au bon destinataire, quel que soit le mode de transmission des factures.
  • Un service proposé par le portail public de facturation aux plateformes de dématérialisation partenaires pour assurer le routage des factures. C’est une base de données fiable qui peut alimenter les annuaires des PDP afin de sécuriser les échanges.

Conclusion

Au-delà de la question de la conformité réglementaire qui s’impose naturellement aux acteurs économiques, le sujet de la facturation (en émission et en réception) est éminemment sensible. Les lacunes opérationnelles auront un impact direct sur le compte de résultat (chiffre d’affaires, impôts et taxes) et la trésorerie, mais pourraient aussi se traduire par une dégradation des relations avec les tiers (clients, fournisseurs). Par ailleurs, le recours quasi-inévitable aux opérateurs de dématérialisation ou aux plateformes partenaires induira également de nouveaux risques technologiques (dépendance, cyber, etc.). Il n’en demeure pas moins qu’en imposant la généralisation de la facture électronique et en levant les freins qui limitaient jusqu’à présent sa mise en œuvre (standardisation des formats, mobilisation des acteurs), la puissance publique crée une formidable opportunité pour les entreprises qui sauront relever le défi de la dématérialisation et de l’automatisation de bout-en-bout. Ces entreprises bénéficieront de coûts de traitement réduits, d’une meilleure visibilité sur leurs litiges, d’une capacité de pilotage de leurs délais de paiement et leur trésorerie et de manière générale d’une meilleure maitrise de leurs opérations.

1.L’Agence pour l’Informatique Financière de l’Etat est un Service à Compétence Nationale (SCN) créé par décret en 2005 et rattaché au ministre de l’Action et des comptes publics. Elle est notamment chargée de la construction, de la mise en oeuvre et du maintien en condition opérationnelle de Chorus.

2.Certificat électronique qualifié ou bien de niveau RGS** (« deux étoiles » ce qui correspond à un cachet électronique qualifié)

3.Source : Edicom (www.edicomgroup.fr)

4.Application Programme Interface ou Interface de programmation en Français.

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