Grip op cash tijdens de Corona crisis

Tip 2: Maak een cashflow forecast

Een cashflow forecast geeft inzicht in de liquiditeitspositie op de korte en middellange termijn en is een must. Bij voorkeur op weekbasis en ‘rolling’. Omzetten zijn lastig te voorspellen, dus werk met scenario’s: wat gebeurt er bij 10, 25 of 50% minder omzet? Hoeveel ruimte hebben we nog op de bank? Houd rekening met het moment van geldontvangsten. Dit zal veelal later zijn dan u gewend bent, dus baseer scenario’s op daadwerkelijke kasontvangsten en uitgaven en niet op de normale betaaltermijnen. Gebruik de orderportefeuille, salespijplijn en productie-of resource-planning om omzetaannames te verifiëren.

Cashflow forecasting is geen finance feestje. Betrek commerciële en operationele managers in de analyses, die staan immers het dichtst bij de business, uw klanten en leveranciers. Finance moet wel zorgen voor een helder forecasting proces en heeft de rol van ‘cashmanager’ die het proces stuurt en de forecasts inhoudelijk analyseert en uitdaagt. Al te vaak is cashflow planning gebaseerd op omzet, kosten en investeringen. Nu gaat het echter om de exacte ontvangst-en betalingsmomenten – inclusief btw en loonbelasting – en zorgt dat u binnen de marges van de kredietruimte blijft. Let ook op automatische incasso’s en of er op dat moment voldoende liquiditeit is.

Houd de praktijk voor ogen en probeer de cash-in en -out stromen per week in te schatten. Het gaat om schattingen en het hebben van een totaalbeeld, en niet om boekhoudkundige perfectie tot twee decimalen na de komma.

Tip 3: Zorg voor een besluitvaardig crisisteam, met korte lijnen

De informatie die u normaal tot uw beschikking heeft, is nu niet volledig voorhanden. Toch moeten onder tijdsdruk besluiten worden genomen. Centrale regie is nu belangrijker dan ooit om te zorgen dat de situatie en maatregelen duidelijk zijn en mensen vertrouwen houden. Communiceer veel en heb elke dag een half uur MT-overleg. Het is van cruciaal belang dat iedereen weet wat speelt. Hou personeel op de hoogte en bel desnoods iedereen elke week even op – een persoonlijk belletje, bij voorkeur persoonlijk door de leden van het MT, wordt zeer op prijs gesteld. Betrek ook het middenmanagement, zij weten operationeel wat mogelijk is en waar de grootste risico’s zitten. Laat ze met concrete voorstellen komen waar het MT alleen maar ja of nee tegen hoeft te zeggen.

Tip 4: Lonen/salarissen en vakantiegeld

Houd rekening met het vakantiegeld in mei. Kan dat worden uitgesteld? Ga in gesprek met uw medewerkers en de OR – en vakbonden indien noodzakelijk. Moet en kunt u (sales) bonussen betalen? Dat kan wellicht ook later...

Loon verlagen wegens economische tegenspoed? Loon is een primaire arbeidsvoorwaarde en die mag u niet zomaar wijzigen zonder toestemming van de werknemers. Uiteraard mag u werknemers wel vragen of zij vrijwillig een deel van hun loon willen inleveren of (een deel van) de loonbetaling kan worden uitgesteld. Valt uw bedrijf onder een verplichte cao, dan is loonverlaging geen optie. De lonen en overige arbeidsvoorwaarden in een cao staan vast, die kun je nooit wijzigen. In sommige gevallen, zoals bij een ramp, crisis of noodsituatie, kunt u compensatie krijgen van de overheid voor de loonkosten. Zie de tip over NOW (Noodmaatregel Overbrugging voor Werkbehoud).

Tip 5: Maak gebruik van de (fiscale) maatregelen van het kabinet

Het kabinet neemt een aantal maatregelen om ondernemers te ondersteunen tijdens de Corona crisis. De Tijdelijke Noodmaatregel Overbrugging voor Werkbehoud (NOW) is één van die maatregelen. De NOW-regeling vervangt de regeling Werktijdverkorting die is stopgezet en houdt in dat werkgevers een aanvraag kunnen indienen voor een substantiële tegemoetkoming in de loonkosten en een voorschot van het UWV ontvangen. Hiermee kunnen zij werknemers met een vast of flexibel contract gewoon doorbetalen. De tegemoetkoming kan voor 3 maanden worden aangevraagd, met de mogelijkheid tot verlenging met nog eens 3 maanden.

Daarnaast kunnen ondernemers uitstel van betaling aanvragen van loon-en inkomstenbelasting, btw en winstbelasting. Ga hiervoor in gesprek met de Belastingdienst.

Tip 6: Kostenreductie en/of uitgavenpatroon aanpassen

Het reduceren van kosten is vaak de eerste maatregel die wordt genomen. Denk aan een personeelsstop, geen externe trainingen, het stilleggen van marketing, of het stopzetten van operationele kosten, zoals abonnementen, de waterkoeler of bloemen. Vaak geen grote bedragen maar alle beetjes helpen. Hierbij zien bedrijven soms opties over het hoofd of hebben geen goed zicht op lopende verplichtingen. Denk aan huisvestingskosten, schoonmaak of huur; kunt u daar afspraken over maken? Leaseauto’s maken minder kilometers dan normaal, vraag daarom om een aanpassing van brandstofvoorschotten. Mogelijk kunnen de kosten van auto’s die stil staan worden gestopt door ze tijdelijk te laten schorsen via de leasemaatschappij.

Tip 7: Working Capital Management

Werkkapitaal valt uiteen in debiteuren (vorderingen), crediteuren (kortlopende verplichtingen) en voorraden. Simpel gezegd moeten debiteuren en voorraden zo laag mogelijk zijn en crediteuren juist omhoog, om zo uw liquiditeitspositie te vergroten.

Korter en sneller factureren – wekelijks i.p.v. maandelijks – leidt tot snellere ontvangsten. Zorg voor een strak debiteurenbeheer, maar maak de relatie met de klant niet kapot. Los problemen met klantleveringen op, wees snel met credit notes en geef een betalingskorting die de moeite waard is. Uw klanten hebben immers ook problemen en zullen dit gebaar op prijs stellen.

Leveranciers kunt u wellicht later betalen, maar denk ook aan de relatie. Sommige (grote) bedrijven zijn ‘cash-rich’. Zij hebben goede kredietfaciliteiten en helpen hun (kleinere) leveranciers, zodat de toevoer van grondstoffen, materialen en diensten niet stokt. Wat zijn de kritische leveranciers in uw proces? Kunnen zij een vertraging in uw betalingspatroon aan?

Ga in gesprek met klanten en leveranciers. Tijdelijk niet betalen biedt weliswaar liquiditeitsruimte voor de een, maar creëert tegelijkertijd liquiditeitskrapte bij de ander.

Neem het Order-to-Cash en Purchase-to-Pay proces onder de loep. Heeft u voldoende ‘cash control points’? Wie mag wat bestellen? Zonder dat u het weet kunnen zo verplichtingen worden aangegaan die u niet ongedaan kunt maken. Een voorbeeld is dat inkopers nog wel eens geneigd zijn om, vanwege inkoopbonussen of volumekortingen van leveranciers, voorraad op te bouwen. Is die voorraad nu wel nodig gezien de verlaagde omzetniveaus? Voorraadniveaus moeten ook weer niet te laag zijn, gezien het risico dat productie of klantleveringen dan kunnen stilvallen.

Tip 8: Investeringen en desinvesteringen

Stop met investeringsprojecten als dat realistisch is, en zorg dat het project voldoende gedocumenteerd is om later weer te kunnen starten. Zeker bij IT-projecten is vaak het oude team niet meer beschikbaar en kan straks veel tijd verloren gaan om het project weer op te starten.

Het afstoten van assets of bedrijfsonderdelen – en herstructureren van de onderneming – kan nodig zijn om cash te genereren die nodig is voor andere bedrijfsonderdelen. Dit is een strategische keuze en geen quick-win, maar kan een (nood)oplossing zijn om te zorgen voor de continuïteit van uw core business.

Tip 9: Bankfinanciering

Sommige banken geven hun klanten een half jaar aflospauze indien zij door de coronacrisis hun rente-en aflossing niet meer kunnen betalen. De details zijn nog onduidelijk, maar de banken kijken naar manieren om hun klanten te helpen. Tegelijkertijd zullen door Covid-19 veel bedrijven bij de afdelingen “Bijzonder Beheer” terecht komen.

Ga indien nodig in gesprek met uw bank, beter eerder dan later. Bespreek aanpassingen in bestaande financiering en het aantrekken van noodkrediet. Cash pooling kan voor ondernemingen met meerdere bedrijven een belangrijk middel zijn om te voorkomen dat in bedrijf A een tekort is terwijl bedrijf B over voldoende cash beschikt.

Tip 10: Aandeelhoudersfinanciering

De beurskoersen dalen en ook aandeelhouders worden flink getroffen door Corona. Afhankelijk van de situatie – beursgenoteerd, eigendom van private equity, familiebedrijf, startup of coöperatie – kan met aandeelhouders worden gesproken over de inbreng van extra (tijdelijke) liquide middelen via bijvoorbeeld eigen vermogen of aandeelhoudersleningen.

Private Equity beschikt over ruime zakken en heeft veel ‘dry powder’. Extra financiering is met name een must voor startups die nog niet op eigen benen kunnen staan, maar investeringsmaatschappijen zullen kritisch kijken naar de risico’s en continuïteit van haar portfoliobedrijven. Veel Private-Equity deals zijn gebaseerd op groei en een ‘mooi weer scenario’, en niet op een crisis zoals we die nu meemaken.

Familiebedrijven daarentegen zijn vaak conservatief gefinancierd met veel Eigen Vermogen en hebben mogelijk rijke families als aandeelhouder die in staat en bereid zijn ‘hun onderneming’ door de Covid-19 crisis heen te loodsen.

De impact en snelheid van Covid-19 op de economie en bedrijven is moeilijk te voorspellen, maar het aloude adagium “Hope for the best but prepare for the worst” is zeker van toepassing voor veel bedrijven. Hierin kan cash management niet ontbreken!

Download Engelse Versie