УПРАВЛЕНИЕ НА ДОСТЪПА И РАБОТНОТО МЯСТО ДА ОТГОВОРИМ НА ПРЕДИЗВИКАТЕЛСТВАТА НА "НОВАТА НОРМАЛНОСТ"

Някои от споменатите по-горе мерки вече бяха взети под внимание и/или активирани от компаниите в отговор на официални индикации или слухове, които постепенно се появиха, но често са разработени по неадекватен и некоординиран начин.

Сега дойде време внимателно да се разгледат всички организационни и управленски аспекти, необходими за прилагането на мерките и гарантирането на тяхната устойчивост в средносрочен и дългосрочен план. В новото състояние компаниите ще могат да взимат по-обмислени решения и да правят избор в перспектива.

Подходящо е да се действа в съответствие с логиката на планиране и организация и чрез поетапен подход, който позволява постепенно управление на промените, адаптирането им към приоритетите и реалните работни нужди.

Първият аспект, на който трябва да се обърне внимание, е безопасността на работното място, като се вземе предвид възможността за продължаване, където е възможно, с работа от разстояние. След първоначалното прилагане на мерките за безопасност и здраве, определени от законодателя и от компетентните органи, ще бъде необходимо те да бъдат усъвършенствани с оглед непрекъснатото им подобряване.

Седемте основни аспекта за Управление на достъпа и работното място

Изразът „отивам на работа“ придобива друг смисъл за компаниите, които трябва да преразгледат стандартите за работа и безопасност на служители, клиенти, доставчици и посетители. 

Задачата е сложна. Съществуват седем основни аспекта, на които се основава успехът на ефективното и безопасно управление на връщането на работа.

1. ДОСТЪП. Управлението и мониторинга на достъпа на служители, клиенти, доставчици и посетители като цяло трябва да се осъществява при пълна безопасност, преосмисляне на пространства и методи на работа. Към традиционните методи за проследяване на посещаемостта и регистриране на посетителите ще трябва да се добавят дейности по измерване на температурата и осигуряване на необходимите ЛПС, които трябва да се извършват не само безопасно, но и бързо, за да се избегнат опашки, събирания или други неудобства. Инструментите трябва да бъдат избрани въз основа на очакваните потоци и реалните нужди за проверка.
2. МОБИЛНОСТ. Включването на принципа на социалното дистанциране в работния процес може и трябва да бъде направено - предизвикателството е да се направи чрез минимизиране на ефектите върху ежедневните дейности. Ключовите теми са планирането и преместването на посещаемостта, както за намаляване на нивото на сложност от самото начало, така и за управление на дейностите на различните отдели. Поддържането на начина на работа от дома трябва да бъде достатъчно интелигентно или организирано по такъв начин, че задачите, възложени на служителите, да са съвместими със семейните и личните задачи. Определянето на ясни правила за минимизиране на рисковете от активно и пасивно заразяване на служителите при работа извън обекта (при клиенти, в обществени строителни обекти и като цяло от трети страни) не трябва да се пренебрегва, за което трябва да бъдат определени мерки, които могат да бъдат интегрирани с тези, определени от третата страна и за осигуряване на минимални условия за безопасно извършване на дейността.​
3. БЕЗОПАСНОСТ. Безопасността на първо място е принципът, който ръководи бизнес избора от известно време. Вниманието, което му се отделя през последните години на устойчивия растеж, подчертава централната му роля. Следователно е наложително да се приемат мерки за оценка на излагането на служителите на инфекцията, интегрирането на здравни скрийнингови системи, постоянното наблюдение на запасите от ЛПС и разумното управление на медицинската помощ и санитарната дейност. Отделна дискусия заслужава управлението на асимптоматиката, което изисква картографиране на здравословното състояние на служителите. Това е възможно да бъде осъществено чрез серологични тестове,които да се изучават в дълбочина, за да се разбере тяхната надеждност и полезност.​
4. УПРАВЛЕНИЕ. Ефективното управление на модела за връщане на работа изисква стабилно управление на всички нива: оперативно, организационно и ръководно. Съставянето на планове за работа трябва да бъде приложено в съответствие с базирана на риска логика, която обръща внимание и на евентуални новозаразени и предвижда мерки за противодействие в плановете за непрекъснатост на бизнеса и управление на кризи, за да се избегне повторното създаване на извънредната ситуация. За да се гарантира, че всичко протича гладко, организационните модели трябва да бъдат преосмислени. Процесите и процедурите трябва да включват новите протоколи, без да влияят на ефективността и ефикасността. Подходящо е да се създаде доклад, който позволява на ръководството да разполага с пълна наличност на данни и информация за ефективността на мерките и всички евентуални промени.​
5. СЪОТВЕТСТВИЕ. Вниманието към регулаторните промени и методите за транспониране ще трябва да остане високо, особено за международни компании, призовани да контролират спазването на разпоредбите на различните държави. По-специално, ще е необходимо внимателно да се оценят последиците от гледна точка на регламентите за поверителност и здраве и безопасност на новите методи на работа. Интегрирането на системи за вътрешен контрол и мониторинг е подходящо за предотвратяване или своевременно откриване на нарушения на протоколите.​
6. КОМУНИКАЦИЯ. За да могат ясно да информират служителите и да им позволят да отчитат всякакви заявки за управление на новата ситуация, основните методи за комуникация трябва да бъдат формулирани като кампании за осведоменост и обучение. Повишаването на нивото на информираност е в същото време защитно оръжие срещу неприятни непредвидени събития и начин за задържане и успокояване на служителите и бизнес партньорите. В допълнение към обяснението как компанията се е организирала за улесняване на трудовия живот, целта е също така да смекчи разбираемия страх от завръщане на работа след трагичните събития от последните няколко месеца.
7. ТЕХНОЛОГИЯ. Едновременното и координирано управление на такава сложност на темите изисква организирано управление. Технологиите са решаващи, за да позволят управлението и мониторинга на предприетите мерки и да улеснят обмена на данни и информация. Процесите и свързаната с тях контролна дейност трябва да бъдат оформени в модел на информационни технологии, базиран на анализа на данни, който интегрира проследяемостта с термо скенер, управление на проследяването на дистанция, и „приложение“ за идентифициране (въз основа на насрочени срещи и присъстващи в офисите) на служители, които са имали контакт със заразен колега. Извънредната ситуация е възможност за преразглеждане на процесите в цифрова перспектива и оценка кое и как има смисъл да се дигитализира.

Пътят, който трябва да следвате

Това е фаза от стратегическо значение. Постигането на добри резултати може да доведе до благоприятно въздействие върху устойчивостта, репутацията и способността на компанията да привлича и запазва ресурсите си, както и да допринесе за преодоляване на пандемията.

Възможният път може да изисква:

• Определяне на постепенен план, който ясно дефинира ролите и отговорностите както за аспектите на приложение, така и за контрола и мониторинга;
• Безопасност на работното място, за да се предотвратят несъответствия, открити от контролните органи, които могат да се превърнат във възможни препятствия за работния процес;
• Управление на връщането на служителите чрез предоставяне на време за изслушване на служителите (за събиране на впечатления и управление на предвидими съмнения), за да могат да свикнат постепенно с новата нормалност;
• Прилагане на приоритетни мерки (измерване на температура, скрийнинг и дистанция), като се използват максимално наличните технологии;
• Усъвършенстване на операционния модел с оглед подобряване и консолидиране.

Безспорно се намираме пред основополагаща фаза. Независимо от това как е преминала фазата на съпротива и нейното въздействие върху основния бизнес, сега е моментът да вземете решения с увереност, за да поставите основите за стабилно възстановяване.​